Det er flere grunner til at poster som er lagret på en datamaskin ofte må søkes:

Datahenting: En av hovedgrunnene til å søke i poster er å hente spesifikk informasjon. For eksempel kan en kundeservicerepresentant måtte søke gjennom kunderegistre for å finne kontaktinformasjon eller kjøpshistorikk. På samme måte kan en ansatt i økonomiavdelingen trenge å søke gjennom økonomiske poster for å finne en bestemt transaksjon.

Dataanalyse: Søke gjennom poster kan også brukes til å analysere data og identifisere trender. For eksempel kan en bedrift ønske å analysere salgsoppføringer for å identifisere hvilke produkter som selger best eller hvilke regioner som genererer mest inntekt. På samme måte kan en helsepersonell ønsker å analysere pasientjournaler for å identifisere risikofaktorer for visse sykdommer eller for å spore effektiviteten av behandlinger.

Data mining: Data mining er en prosess for å trekke ut verdifull innsikt og mønstre fra store mengder data. Å søke gjennom poster er ofte et nødvendig skritt i datautvinning, da det lar forskere identifisere de relevante dataene og trekke ut ønsket informasjon.

Svindeloppdagelse: Søk i registre kan også brukes til å oppdage uredelige aktiviteter. For eksempel kan en bank søke gjennom kunderegistre for å identifisere mistenkelige transaksjoner eller aktivitetsmønstre som kan indikere svindel. På samme måte kan et offentlig organ søke gjennom økonomiske poster for å identifisere potensielle tilfeller av hvitvasking av penger eller skatteunndragelse.

Overholdelse av lover og forskrifter: Mange organisasjoner er lovpålagt å opprettholde visse poster og gjøre dem tilgjengelige på forespørsel. Søk i registre kan hjelpe organisasjoner med å overholde disse juridiske og forskriftsmessige kravene. For eksempel kan en helsepersonell trenge å søke gjennom pasientjournaler for å gi informasjon til rettshåndhevelse eller for å etterkomme en rettskjennelse.

Oppsummert er det mange grunner til at poster som er lagret på en datamaskin ofte må søkes. Disse årsakene inkluderer datainnhenting, dataanalyse, datautvinning, svindeldeteksjon og overholdelse av lover og forskrifter.