Ved å konfigurere en fraværsmelding, også kjent som automatiske svar, i Microsoft Outlook kan du informere mottakerne om at du er borte og ikke kan svare på e-poster umiddelbart. Her er en trinn-for-trinn-guide som hjelper deg med å konfigurere en fraværsmelding i Outlook:

Trinn 1:Åpne Microsoft Outlook

- Start Microsoft Outlook på datamaskinen eller få tilgang til Outlook via nettleseren.

Trinn 2:Klikk på "Fil"-fanen

- Øverst til venstre i Outlook-vinduet klikker du på "Fil"-fanen.

Trinn 3:Velg "Automatiske svar (utenfor kontoret)"

- Under "Info"-delen på venstre side av "Fil"-fanen klikker du på "Automatiske svar (ikke på kontoret)."

Trinn 4:Aktiver automatiske svar

- Et nytt vindu med tittelen "Automatiske svar" vises. I delen "Automatiske svar" velger du "Send automatiske svar".

Trinn 5:Angi datoperiode (valgfritt)

- Hvis du vil spesifisere en bestemt datoperiode der du ikke er på kontoret, klikker du på knappen "Angi sendedato og -klokkeslett". Du kan angi startdato, sluttdato og klokkeslett.

Trinn 6:Skriv din fraværsmelding

- I delen "Automatisk svarmelding" skriver du inn ikke-tilstedeværende melding. Du kan inkludere informasjon om når du kommer tilbake, hvordan du kan kontaktes hvis det haster, og alternative kontaktdetaljer om nødvendig.

Trinn 7:Tilpass meldingen (valgfritt)

- Du kan bruke formateringsalternativene for å endre skrifttype, farge og størrelse på meldingen. Du kan også legge til hyperkoblinger eller sette inn bilder om nødvendig.

Trinn 8:Forhåndsvis meldingen din

- Klikk på "Forhåndsvisning"-knappen for å se hvordan fraværsmeldingen vil se ut for mottakerne.

Trinn 9:Velg Send til kontakter utenfor organisasjonen (valgfritt)

- Hvis du vil sende fraværsmeldingen til personer utenfor organisasjonen din, for eksempel eksterne kontakter, merker du av for «Send automatiske svar til avsendere utenfor organisasjonen min».

Trinn 10:Lagre innstillingene dine

- Etter at du har skrevet og tilpasset fraværsmeldingen, klikker du på "OK"-knappen for å lagre innstillingene.

Trinn 11:Bekreftelsesmelding

- Outlook vil vise en bekreftelsesmelding som indikerer at fraværsmeldingen er konfigurert.

Trinn 12:Bekreft fraværsstatus

- For å verifisere at Ikke-på-kontoret-meldingen er aktiv, skriv en ny e-post til deg selv og send den. Du bør motta fraværsmeldingen i innboksen din.

Husk å deaktivere fraværsmeldingen når du kommer tilbake fra å være ute av kontoret for å unngå å sende automatiske svar unødvendig. Du kan deaktivere den ved å følge de samme trinnene og fjerne merket for "Send automatiske svar" i vinduet "Automatiske svar".