Å sette opp en fraværsmelding i Microsoft Teams hjelper deg med å varsle dine kolleger, eksterne parter og klienter om ditt fravær og gir informasjon om hvem de bør kontakte i stedet for. Her er en trinn-for-trinn-veiledning for å angi en fraværsmelding i Microsoft Teams:
Trinn 1:Åpne Microsoft Teams
Åpne Microsoft Teams-applikasjonen på datamaskinen eller få tilgang til den via Teams-nettappen. Sørg for at du er logget på Microsoft Teams-kontoen din.
Trinn 2:Klikk på profilbildet ditt
Øverst til høyre i Teams-grensesnittet klikker du på profilbildet ditt. Dette åpner en rullegardinmeny.
Trinn 3:Velg «Sett fraværsmelding»
Fra rullegardinmenyen velger du alternativet "Sett fraværsmelding". Dette åpner en dialogboks med tekstinntasting og innstillinger.
Trinn 4:Skriv inn meldingen din
I tekstinntastingsområdet skriver du inn meldingen du vil formidle under fraværet. Dette kan inkludere datoene du skal være borte, årsaken til fraværet ditt, om meldinger kan vente til du kommer tilbake, eller alternativ kontaktinformasjon hvis noen trenger øyeblikkelig hjelp.
Trinn 5:Tilpass meldingsinnstillinger
I dialogboksen finner du følgende alternativer:
1. Slå på automatiske svar :Dette gjør at Teams automatisk kan svare på alle meldinger du mottar mens du er borte, og informere avsenderen om ditt fravær.
2. Angi datoperiode :Spesifiser start- og sluttdatoene for fraværet ditt.
3. Angi tidsperiode :Eventuelt kan du definere tidsintervallet for når fraværsmeldingen din skal være aktiv hver dag.
Trinn 6:Velg kontakter som skal ekskluderes
Hvis det er spesifikke kontakter eller grupper du ikke ønsker å motta meldingen om at du ikke er på kontoret, kan du ekskludere dem ved å klikke på «Legg til unntak».
Trinn 7:Se gjennom og send
Se gjennom fraværsmeldingen og alternativene du har valgt. Når du er fornøyd med innstillingene, klikker du på "Send".
Trinn 8:Bekreft meldingen
Microsoft Teams vil vise en bekreftelsesmelding i chatteområdet. Denne meldingen indikerer at fraværsstatusen er slått på.
Trinn 9:Test meldingen din (valgfritt)
Du kan sende deg selv en melding eller be en kollega om å sende deg en melding for å forsikre deg om at fraværsmeldingen fungerer etter hensikten.
Merk:
1. Fraværsmeldingen du angir vil være synlig for alle som sender deg en chat eller melding, både i organisasjonen og utenfor.
2. Hvis du planlegger å være ute i en lengre periode eller i en ferieperiode, kan du tilpasse meldingen for å gi et mer detaljert svar og inkludere alternative kontaktalternativer.
3. Husk å slå av fraværsmeldingen når du kommer tilbake for å unngå forvirring eller tapt kommunikasjon.
Ved å angi en fraværsmelding i Microsoft Teams kan du effektivt administrere fraværet ditt og sikre at dine kolleger eller eksterne kontakter er informert om tilgjengeligheten din.
