Hvis du kjører din egen lille eller hjemme basert virksomhet , har du sannsynligvis bruke en datamaskin for regnskap og bokføring formål. Dataprogrammer gjør det enkelt å ha profesjonelle og organisert filer. Det er viktig å huske på, men at datamaskiner er ikke perfekte maskiner. De kan krasje og skape andre problemer som gjør det vanskelig om ikke umulig å åpne filene . Du må sikkerhetskopiere PC- baserte virksomhet filer . Aldri lagre filer bare på harddisken på datamaskinen din . Instruksjoner
en

Lagre arbeidet ofte . Den første måten å beskytte datamaskinen basert virksomhet filer er å sikre at de er lagret på datamaskinen din i første omgang . Når du arbeider på datamaskinen , lagre dine data med få minutters mellomrom . Hvis datamaskinen opplever en feil og slår seg , vil det meste av arbeidet ditt lagres.
2

Installer en ekstern harddisk . Denne harddisken kobles til USB-porten via kabel , og du kan lagre arbeidet ditt på det etter å ha lagret den på vanlig harddisk . Automatisere prosessen ved å installere programvare som samtidig lagrer filer til den eksterne enheten når du lagrer dem på harddisken . Eksterne harddisker har fordelen av bærbarhet . De er så lette og tynne , du enkelt kan transportere dem til å bruke på andre datamaskiner.
3

Sikkerhetskopier datamaskin basert virksomhet filer til CDer . Hvis datamaskinen har en CD -brenner, kan du enkelt sikkerhetskopiere filene dine på en jevnlig basis . Avhengig av hvor mange nye filer du plasserer på datamaskinen din hver uke, kan det være lurt å kopiere filer en gang i uken eller en gang i måneden . CD brenner programvare lar deg velge bestemte filer som skal kopieres og deretter brenne alle disse filene på en CD. Hvis du trenger tilgang til dataene senere , bare sette inn CD-en i CD - ROM-stasjonen og åpne filene .
4

ned filer fra datamaskinen til en USB-minnepinne . Disse bærbare harddisker er ikke større enn en penn . Du kan kjøpe minnepinner i en rekke størrelser . Noen er store nok til å ta en sikkerhetskopi av alle filene på datamaskinen din . Lagrer filene dine til en USB-stasjoner tjener to formål : Det tilbyr deg en ny metode for sikkerhetskopiering av datamaskinen basert virksomhet filer. I tillegg lar den deg til å åpne filene når du arbeider på en annen datamaskin . Du kan koble flash-stasjon inn i en hvilken som helst datamaskin og åpne filene .
5

Utnytte papirkopier av dine mest kritiske filer. Du bør beholde papirkopier av noen informasjon selv om du har flere kilder til backup-filer . For eksempel bør du ha en utskrift av din selvangivelse og alle relaterte papirarbeid . Velg filene som du absolutt ikke kan miste . Print klarer og lagre dem i en låst , Firesafe arkivskap , slik at du vet nøyaktig hvor de er hvis du trenger å få tilgang til dem .
6

Lagre filene på to forskjellige datamaskiner . Du kan også lagre din bedrift filer på to forskjellige datamaskiner for ekstra beskyttelse og bekvemmelighet. Det kan være så enkelt som å koble en kabel til en USB eller annen port på begge datamaskinene og overføre de nødvendige filene . Du kan også lagre alle filer fra en datamaskin til en CD eller en USB-stasjon , og deretter lagre disse filene på harddisken på den andre datamaskinen.