Multifunksjonsskrivere tilby brukerne muligheten til å skanne dokumenter til digitalt arkiv eller konvertere . Konverterte filene kan videre oversettes til Word-dokumenter gjennom optisk tegngjenkjenning (OCR ) teknologi. Skanning enheter gir OCR-programvare som en del av enheten verktøyet pakken , andre programmer som Adobe Acrobat Professional og Microsoft Office Digital Imaging inkluderer tekstgjenkjenning funksjoner. For å optimalisere nøyaktigheten av teksten konvertering, gjør deg kjent med det spesifikke utstyr og installering av programvaren. Hensyn

Dokumentsider er skannet som bilder og alle markeringer konverteres til karakterer gjennom Optical Character Recognition (OCR ) programvare. Kontroller at dokumenter skrives ut på hvitt papir med få eller ingen utenforliggende merker på arket og at sidene ikke inneholder vannmerker som kan forstyrre tekst konvertering. Tenk fotokopiering sidene inneholder et vannmerke å redusere intensiteten av bakgrunnsbildet. Juster hver side i henhold til skanneren guide ( på glass) for å sikre horisontale linjer med tekst . Siden skanning og konverteringen krever vanligvis en kombinasjon av enheter og programmer , lese nøye igjennom instruksjonene for å forstå hvilken rolle hver del av utstyret (f.eks flatbed skanner, skriver eller kopimaskin som er i nettverk eller koblet til en datamaskin via USB -kabel) .
Skanning

datamaskinen kobles til imaging-enhet , enten direkte eller via et nettverk. Noen institusjoner som San Francisco State University og University of Otago bruke programvare som Adobe Acrobat Professional eller et verktøy som følger med enheten for å få tilgang til enheten kontroller for å skanne hver side (heller enn å velge skannefunksjonen gjennom knappene på enheten ) . Acrobat Professional inkluderer en inngang ( enhet) innstilling som automatisk aktiverer skanning funksjon på enheten. Programvaren kan vise en forhåndsvisning før skanningen er fullført, og gi muligheten til å skanne flere sider av et dokument ( som legger etterfølgende bilder som sider) . Etter endt skanning og import av prosessen , lagre dokumentet som en digital fil .

OCR-programvare

avbildes filer konverteres gjennom skanneren verktøyet eller en avbildning program, for eksempel Microsoft Office Document Imaging med en OCR-funksjonen ( "Send tekst til Word "-funksjon) . Acrobat Professional inkluderer en " Gjenkjenn tekst med OCR" muligheten til å automatisk starte OCR -verktøyet under bildebehandling prosessen. Lagre det konverterte dokumentet som en tekstfil ( . TXT ) eller velg Microsoft Word ( . Doc) filformat ( hvis alternativet er tilgjengelig). Siden kvaliteten på hver side , skrift og bilder avgjøre nøyaktigheten av OCR -teknologi , alltid korrekturlese det konverterte dokumentet mot de opprinnelige sidene for å rette opp feil og formatering .