Dette inkluderer kildedokumentet (f.eks. en faktura, kvittering, sjekk eller kontoutskrift), samt all annen støttedokumentasjon (f.eks. en innkjøpsordre, kontrakt eller fraktdokumenter).

2. Skriv inn transaksjonsdetaljene i bokføringsprogramvaren.

Dette inkluderer dato, beløp, leverandør og konto(er) som er involvert. Du bør også inkludere en kort beskrivelse av transaksjonen.

3. Legg ved støttedokumentasjonen til kupongen.

Dette kan gjøres ved enten å klippe dokumentene til bilaget eller skanne dem og legge dem ved elektronisk.

4. Signer og godkjenn kupongen.

Kupongen skal være signert av den som har utarbeidet den, samt av en autorisert godkjenner.

5. Send inn kupongen.

Bilag skal arkiveres på et trygt og sikkert sted. De bør oppbevares i minst syv år, eller lenger hvis loven krever det.

6. Konter transaksjonen til hovedboken.

Dette kan gjøres manuelt eller ved hjelp av regnskapsprogram.

7. Avstem bankkontoen.

Dette bør gjøres regelmessig for å sikre at saldoen på bankkontoen samsvarer med saldoen i hovedboken.