Det er ingen tvil om at dokumentet tenkelig har revolusjonert vår moderne verden . Folk er i stand til å skanne , sende og lagre verdifulle dokumenter i digitale formater , og dette er en fundamental del av å drive dag-til -dag virksomhet for mange selskaper . Men mens fordelene av dokumentet tenkelig er bemerkelsesverdig , er det noen ulemper med å lage elektroniske kopier . Skill Acquisition

Moderne skannere leveres med tilhørende programvare som gjør skanning og lagring av dokumenter mulige , men bedrifter har til å ta opplæring i programvaren i betraktning. Ansatte ikke bare å vite hvordan du skal bruke utstyret , men de er også pålagt å bruke tilhørende programmer for å endre og /eller lagre elektroniske filer. Ferdigheter og kompetanse på dette området tar ofte tid , mens papirdokumenter er enkle å bruke , og det er lite eller ingen opplæring involvert i mange tradisjonelle registre . Ifølge den skotske Clinical Information Management i praksis nettside : "Det er enklere for personalet å sende brev enn å operere en skanning system . "
Kostbart utstyr

I tillegg til programvare opplæringskostnader, selskapene har andre høye utgifter å tenke på helt fra begynnelsen av en papirløs konverteringsprosessen. Oppstart kostnader omfatter kjøp av skanning utstyr samt relatert programvare . Avhengig av størrelsen på et selskap, kan dette bli dyrt , og utstyret kan kreve vedlikehold over tid .

Mer plass i minnet

Bedrifter nå trenger mindre arealet å huse tungvint " papirkopier ", men de trenger mye digital minne for å lagre elektroniske filer. Folk bruker ofte skannere fordi de ønsker en eksakt digital representasjon av et bestemt dokument , slik at dokumentene er ofte skannet og lagret som JPEG eller TIFF-filer . Høyoppløselige JPEG- filene er store , og TIFF-filer er enda større. Alle med en datamaskin kan lese disse filene , hvis sendt som PDF-filer , med en PDF-leser , men signifikant minne er nødvendig for å lagre de elektroniske filene selv .
Conversion Bekymringer

Selskaper som ønsker å gå papirløs via dokumentet tenkelig ruter må tildele en god del tid for konverteringsprosessen og skanning av eksisterende dokumenter skal skje. Skanning hver dokument er ofte tidkrevende , avhengig av hvor mange dokumenter blir konvertert til digitalt format , og hele prosessen kan være kostbart som resultat.
Bilde Begrensninger
< p> Skannere er gode verktøy og har mange bruksområder . Det er imidlertid en stor ulempe av et skannet dokument som det er bare et bilde av et dokument, og ikke selve teksten . Så , hvis du arbeider med et dokument som inneholder tekst , er det ikke mye du kan gjøre med det når bildet er skannet. Redigerer noe av teksten i denne typen filer er vanskelig og krever bilderedigeringsprogram programvare kunnskap å oppnå.