Den type skanner du bruker for kontordokumenter vil avhenge av dokumentet størrelse og andre behov . Planskannere gir deg enkel skanning av tykke eller odde -formet dokumenter , mens fôr - gjennom skannere fungerer godt for standard 8 1/2-by-11-inch papir . Håndholdte skannere vil hjelpe deg skanne større dokumenter størrelser som ikke passer inn i glassplaten eller gjennomgangs- skannere , for eksempel arkitektoniske planer eller 11 -by - 17 utskrifter . Når du har valgt skanneren , må du sette den opp og organisere virtuelle arkivsystem . Hvis du planlegger å skanne dine Office-dokumenter slik at de kan brukes i en tekst editor som MS Word , Open Office Writer eller WordPad , velger du en skanner som inkluderer OCR-programvare . Instruksjoner
en

Installer driveren programvaren som fulgte med skanneren på datamaskinen skanneren plugges inn . Hvis du bruker et nettverk skanner, må du kanskje installere driveren på hver datamaskin som bruker skanneren selv, men ikke alle datamaskiner som trenger å vise dokumentene . Følg alle pakken instruksjoner og instruksjonene på skjermen for å sørge for at skanneren er riktig installert .
2

Start skanner programvaren ved å dobbeltklikke på ikonet på datamaskinen. Mest skanner programvare har innstillinger som vil tillate deg å spare skanninger i visse filformater , for eksempel PDF, JPG og DOC .
3

Klikk på PDF alternativ hvis du ønsker å skanne dokumenter slik de beholder alle sine visuelle kjennetegn inkludert ord og bilder. Du vil ikke være i stand til å endre disse dokumentene uten en PDF editor , men du vil være i stand til å vise og dele dem med alle datamaskiner som har gratisprogrammet Adobe Acrobat Reader. Still inn PDF- alternativer for størrelsen og oppløsningen du vil bruke som standard scan. Programvaren kan også tillate deg å velge et standard sted hvor den vil lagre alle PDF-filer. Velg et sted som er lett å finne , for eksempel en mappe på skrivebordet .
4

Klikk på teksten , Word eller OCR -ikonet . Still din foretrukne dokument størrelse, oppløsning og standard plassering for alle dokumenter du ønsker å skanne slik at de kan redigeres i et tekstbehandlingsprogram. Hvis alle i bedriften bruker samme tekstbehandlingsprogram, ha filene lagret i at prosessorens format. Hvis ikke, lagre filer i rikt tekstformat ( . Rtf ) er best , da dette kan leses av de fleste tekstbehandlere .
5

Klikk på alternativet for egendefinerte skanninger og sette opp noen andre vanlige skanning oppgavene du har tenkt å utføre , for eksempel en 2-av - tre - tommers PDF scan for visittkort eller separate filen steder for skanner , skal lagres og oppbevares .
6

Test hver innstilling ved å skanne den aktuelle type dokument gjennom skanneren , deretter sjekke filen sted for å sikre det lagres ordentlig . OCR-programvare er ikke 100 prosent nøyaktig , så alltid sjekk OCR -filer for feil , spesielt når grenser eller uvanlige skrifttyper brukes .
7

Informere resten av de ansatte i kontoret der hver type fil lagres og hvordan å bruke skanneren riktig.
8

Back opp datamaskinen som lagrer dokumentene regelmessig. Dette vil beholde en kopi av de skannede dokumentene i tilfelle datamaskinen svikt .