Opprette en arbeidsflyt i SharePoint

Her er en omfattende guide for å lage arbeidsflyter i SharePoint:

1. Velg arbeidsflyttype:

* SharePoint Designer arbeidsflyter: Dette er klassiske arbeidsflyter laget med SharePoint Designer. De er mektige og tilbyr mye fleksibilitet, men krever kunnskap om SharePoint Designer.

* Strøm automatiserer arbeidsflyter: Dette er moderne arbeidsflyter bygget på Power Automate -plattformen. De er skybaserte, tilbyr et brukervennlig grensesnitt og integreres med et bredt spekter av tjenester.

2. Få tilgang til arbeidsflytskapingsgrensesnitt:

* SharePoint Designer: Åpne SharePoint -designeren og velg fanen "Workflows". Klikk "Opprett" for å starte en ny arbeidsflyt.

* Strøm automatiserer:

* fra SharePoint: Naviger til listen eller biblioteket der du vil opprette en arbeidsflyt. Gå til fanen "Automat" og klikk på "Power Automate".

* fra strøm automatisert: Logg inn på strøm Automatiser og velg "Opprett" -> "Automatisert skyflyt".

3. Definer arbeidsflytutløser og handlinger:

* trigger: Dette er hendelsen som starter arbeidsflyten. Eksempler inkluderer:

* Oppretting av elementer: Når et nytt element legges til en liste.

* Vareoppdatering: Når en vare er endret.

* Godkjenning: Når en vare trenger godkjenning.

* Timer: Kjør arbeidsflyten på en plan.

* Handlinger: Dette er trinnene arbeidsflyten utfører etter å ha blitt utløst. Eksempler inkluderer:

* Send e -post: Send varsler til brukere.

* Oppdateringselement: Endre elementfelt.

* godkjenne/avvis: Be om godkjenning for en vare.

* Start en annen arbeidsflyt: Utløser en annen arbeidsflyt.

* Tilpasset handling: Utfør tilpassede handlinger ved hjelp av kode.

4. Konfigurer innstillinger for arbeidsflyt:

* Tillatelser: Sett hvem som kan starte og administrere arbeidsflyten.

* Startalternativer: Definer hvordan arbeidsflyten skal startes (manuelt, automatisk osv.).

* arbeidsflyttrinn: Del arbeidsflyten i stadier for bedre organisering.

* godkjenningsprosess: Konfigurer godkjenningsprosessen om nødvendig.

5. Test og distribuere arbeidsflyt:

* testing: Test arbeidsflyten grundig for å sikre at den fungerer som forventet.

* distribusjon: Publiser arbeidsflyten for å gjøre den tilgjengelig for brukere.

eksempler på arbeidsflytscenarier:

* Dokumentgodkjenningsprosess: Rutedokumenter gjennom en godkjenningskjede før de er ferdigstilt.

* Permisjonsforespørsel System: Behandle forespørsler, varsler automatisk ledere og oppdater ansattes kalendere.

* Ny ansatt ombord: Automatiser oppgaver som å tildele tilgangstillatelser og sende velkomst -e -post.

* Kundeservicebillettsystem: Spor kundeproblemer, tilordne dem til å støtte agenter og oppdatere status.

Tips for å lage effektive arbeidsflyter:

* Hold arbeidsflytene konsise og fokusert på spesifikke oppgaver.

* Bruk klare og beskrivende arbeidsflytnavn og handlinger.

* Dokumenter arbeidsflyttrinnene og formålet for fremtidig referanse.

* Test grundig før distribusjon for å unngå feil.

Nøkkelforskjeller mellom designer og kraft automatiserer arbeidsflyter:

| Funksjon | SharePoint Designer | Strøm automatiserer |

| --- | --- | --- |

| Grensesnitt | Visuell designer | Nettbasert grensesnitt |

| Funksjonalitet | Klassiske arbeidsflyter med begrenset integrasjon | Moderne arbeidsflyter med omfattende integrasjon |

| Vedlikehold | Krever tekniske ferdigheter | Lettere å vedlikeholde og oppdatere |

| Skalerbarhet | Mindre skalerbar | Mer skalerbar og fleksibel |

| Priser | Inkludert i SharePoint | Krever en Power Automate License |

Velge riktig arbeidsflytverktøy:

* SharePoint Designer: Velg om du trenger robuste og tilpassbare arbeidsflyter med dyp SharePoint -integrasjon.

* Strøm automatiserer: Velg om du trenger moderne, brukervennlige arbeidsflyter med integrasjon med forskjellige tjenester og et skybasert miljø.

Ved å forstå arbeidsflytopprettelsesprosessen, velge riktig verktøy og følge beste praksis, kan du lage effektive arbeidsflyter som automatiserer prosesser, forbedrer effektiviteten og strømlinjeforme operasjoner i SharePoint.