Det er lett å kaste bort litt av din verdifulle tid stadig sjekke e-post . Sende e-postmeldinger kan også ta mer av din tid enn nødvendig . Det finnes noen organisasjon og tidsstyring tips og snarveier som du kan gjøre for å spare tid når du arbeider med e-post. Du trenger
Computer
Internet Service Provider
e-postprogram på datamaskinen eller Internett
Vis Husk Mer Instruksjoner
en

trenger du ikke å lese hver e-post så snart den kommer i. for de fleste folk sjekke jobbrelatert e-post kan gjøres tre ganger i løpet av dagen : når man kommer inn i begynnelsen av skiftet , før eller etter lunsj , og før du forlater arbeidet for dagen . Den gamle tidsstyring regel for å svare på henvendelser var innen 24 timer, men med teknologiske fremskritt i dag , ved slutten av arbeidsdag eller hvert skift er en bedre praksis .
2

Du bør ikke la din innboks blir for full, eller fjerne den ut kan ta deg for mye tid i fremtiden . Hvordan holder du innboksen klart? Hvis e-posten krever et svar , ikke holde folk venter for lenge på svar . Hvis det ikke krever en respons avgjøre om du trenger å holde e-post eller søppel det umiddelbart . Rengjøre innboksen din ut regelmessig på slutten av hver dag . Hvis du ikke har en automatisk tidsramme set -up for å tømme papirkurven , kan det være lurt å tømme den ut på slutten av hver dag også.
3 p Hvis du finner deg selv mass - mailing e-post til en bestemt gruppe eller team av folk ofte , og deretter sette e-postadressene deres sammen i en gruppe -ID for å gjøre besvarelsen "Til" -feltet for utgående meldinger raskere og enklere.
4

lage mapper for innlevering e-poster du ønsker å beholde for fremtidig referanse . Å ha mapper opprettet for hvert prosjekt eller team du er involvert med gjør det enkelt å raskt hente viktige kommunikasjon og videresende dem om nødvendig. Det er også enkelt å raskt fjerne alle disse e-postene når prosjektet er ferdig, eller at teamet er oppløst ved å slette mappen . Noen e-verktøy med tillate deg å ha e-post fra bestemte folk gå direkte til mappen så du kan bare se etter elementer i denne mappen i tider du angir for å arbeide på et bestemt prosjekt .
5

Ikke bare kan du sette opp mapper , men de fleste e-verktøy lar deg filtrere e-post i en bestemte mapper basert på temaet eller avsenderen. For eksempel hvis du finner ut at du får mange e-poster med ordene "pille " eller "apotek " i tittelen og du ikke har noe å gjøre med postordre medisiner, kan du filtrere disse e-post direkte til en bestemt mappe som søppel eller spam . Hvis e- verktøyet automatisk filtrerer e-post til en spam , eller søppelpost mappen , lærer ikke være redd for å kaste disse e-postene i søpla /papirkurven ved Tømming mappen uten å sjekke innholdet først.
6 p Hvis du svarer ikke en e-post på den dagen det blir lest fordi det krever intens tanke på at du for øyeblikket ikke har tid til å gi , bruke påminnelse eller kiler funksjonen på e-post med tidsfrister , slik at du ikke glemmer å svare . Hvis e ikke indikerer en forfallsdato , be om det eller være proaktivt høflig og la avsenderen vet når de kan forvente et gjennomtenkt svar. Hvis du ikke har påminnelse funksjon i e- verktøy , satte den på din å gjøre listen eller kalender med et notat av forfall , dato for opprinnelige e- forespørsel , og avsenders navn.
7

til slutt , husk at du bruker riktig e-etikette kan ta litt mer tid for deg på forhånd når du skriver e-post, men det kan spare tid og forvirring senere . Så når du sender business e-post , må du følge profesjonelle e- etikette regler .