En automatisk svarmelding, også kjent som en "ikke på kontoret" eller "feriesvar", er et forhåndsskrevet e-postsvar som automatisk sendes til alle som sender deg en e-post mens du er borte fra kontoret eller utilgjengelig for svare på e-poster. Hensikten med en automatisk svarmelding er å la avsendere få vite at du for øyeblikket ikke kan svare på e-postene deres og gi dem informasjon om når du forventer å returnere og hvordan de kan kontakte deg i tilfelle en hastesak.

Her er noen vanlige elementer som er inkludert i en automatisk svarmelding :

1. Emne :Emnelinjen skal tydelig indikere at det er et automatisk svar, for eksempel "Ikke på kontoret" eller "Feriesvar".

2. Hilsen :Start e-posten med en vennlig hilsen, for eksempel «Hei» eller «Takk for e-posten».

3. Forklaring :Forklar kort hvorfor du ikke kan svare på e-poster for øyeblikket, for eksempel å være ute av kontoret, på ferie eller delta på en konferanse.

4. Returdato :Oppgi en anslått dato eller klokkeslett når du forventer å gå tilbake på jobb eller være tilgjengelig for å svare på e-poster.

5. Kontaktinformasjon :Inkluder alternativ kontaktinformasjon for hastesaker, for eksempel en midlertidig kontaktperson eller et telefonnummer de kan nå deg på.

6. Takk :Uttrykke takknemlighet til avsenderen for forståelsen og for å kontakte deg.

7. Signatur :Inkluder navn, stillingstittel og firmainformasjon, sammen med eventuelle relevante kontaktdetaljer.

Eksempel på en automatisk svarmelding :

Emne :Ikke på kontoret

Hallo,

Takk for at du kontakter [Ditt navn] på [Bedriftsnavn]. Dessverre er jeg for øyeblikket ikke på kontoret og kan ikke svare på e-posten din for øyeblikket. Jeg kommer tilbake til kontoret på [Returdato] og vil komme tilbake til deg så snart som mulig etter at jeg har kommet tilbake.

I mellomtiden, hvis saken din haster, vennligst kontakt [Alternativt kontaktnavn] på [E-postadresse for kontakt] eller [Telefonnummer for kontakt].

Jeg setter pris på din forståelse og ser frem til å adressere e-posten din når jeg kommer tilbake.

Med vennlig hilsen,

[Ditt navn]

[Jobbtittel]

[Bedriftsnavn]