Komprimering av en QuickBooks fil vil øke hastigheten på programmet . Komprimering vil eliminere plassen tatt opp av slettede transaksjoner og vil redusere plassen tatt opp av unødvendige detaljer om transaksjoner som allerede er gjennomført . I QuickBooks versjoner før 2005 , ble denne prosessen kalles " Komprimer & Arkiv ; " i senere versjoner ble det endret til " Clean Up bedriftens data . " Det er en skikkelig prosedyre for å fullføre denne prosessen at hvis de ikke følges kan føre til at du skader den QuickBooks fil . Instruksjoner
en

Lag en sikkerhetskopi av selskapet filen før du begynner denne prosessen . Dette gjør du ved å klikke på "File "-knappen i menylinjen øverst . Velg " Lagre /Backup File" og du vil bli bedt om å velge plasseringen der du vil at backup lagret.
2

Lagre backup til et trygt sted . Velg enten en ekstern harddisk , en flash-stasjon eller en CD. Dette vil hindre en ødelagt fil blir lagret til de viktigste harddisken . Samtidig du blir bedt om å angi plasseringen skal lagres vil du også ha muligheten til å endre filnavnet .
3

Endre filnavnet for å indikere at backup er tidligere til en kompresjon . Holde dette på et trygt sted bør den komprimerte filen blir skadet eller skal du ha for å undersøke detaljer for transaksjoner som vil bli slettet under komprimering prosessen.
4

Begynn komprimering prosessen. For å gjøre dette klikker du på " File" -knappen på menylinjen øverst . Finn " Verktøy "-knappen og klikker på den . Dette vil få opp en meny på høyre side der du vil se på " Clean Up bedriftens data . " Klikk på det alternativet og la veiviseren veileder deg gjennom prosessen .
5

Velg hvilken metode å bruke for å " rydde opp bedriftens data . " Det vil være to alternativer presenteres på første vinduet som dukker opp . Den første er å fjerne gjennomførte transaksjoner som av en bestemt dato . Dette er alternativet valgt å "lukke ut" et år . Det andre er å fjerne alle fullførte transaksjoner uavhengig av dato. Siden detaljene i disse transaksjonene er ikke nødvendig å dag- til-dag driften av QuickBooks , er disse transaksjonene " komprimert " inn bare totaler.
6

Velg flere kriterier for å fjerne transaksjoner . Det neste vinduet vil gi deg muligheten til å inkludere andre transaksjoner for å komprimere . Disse alternativene omfatter avstemte bank -og kredittkort transaksjoner , transaksjoner merket " skal skrives ut, " fakturaer og estimater som er merket "For å bli sendt ", og til slutt transaksjoner som inneholder fakturert eller unreimbursed kostnader . Velg de som gjelder for din bedrift og klikk " Next".
7

Komprimer ubrukte listeelementer . Dette eliminerer de elementene som det er ingen transaksjoner , inkludert fakturaer eller estimater . Disse ubrukte listeelementer inkluderer regnskap, kunder , leverandører, andre navn , faktura elementer, og de ​​ferdige "å gjøre" Notater . Når du er ferdig velger disse klikker du "Next". Dette er det siste vinduet før den når "Begin Opprydding "-knappen .
8

Klikk "Start Cleanup . " Denne prosessen kan ta minutter eller timer å fullføre, og du vil være i stand til å arbeide i QuickBooks før jobben er gjort. Et par ting å huske på : Først, hvis QuickBooks selskap filen er i et nettverk , begynner denne prosessen på den viktigste datamaskinen eller serveren etter å ha slått alle de andre datamaskiner i nettverket. Du kan ikke fullføre denne fra en sekundær datamaskin på et nettverk . Sekund, er dette en jobb som ideelt sett bør bare gjøres en gang i året , for årsavslutning . Tredje , bør det bli nødvendig å finne detaljer for transaksjoner fra året før husker du at backup.