Etter hvert som bedriften flytter inn i en alder av digital distribusjon, må du bestemme om du vil gjøre overgangen fra et papir arkivsystem til en digital fil management system . Mens du gjør endringen til en helt datastyrt registreringssystem kan virke skremmende , har sterk fordeler med å ha et digitalt arkivsystem svaiet mange til å gjøre overgangen . Redusert Cost

grunn av kostnadene av eiendom utleie til å lagre dokumentasjon , begynner digital arkivering betale for seg selv så snart den er implementert . Siden det ikke er fysisk papirarbeid, er kostnadene ved håndtering og overføring av dokumenter frem og tilbake sterkt redusert . Dette tillater også dokumenter som skal oppbevares som papir skal arkiveres i mindre og rimeligere steder .
Going Green

redusere karbonutslipp av virksomheten din kan være en viktig forutsetning for å nå dagens grønn -minded forbruker base . Det kan i stor grad forbedre selskapets image , gi skattefordeler og redusere kostnadene for forsyninger. Et digitalt arkivsystem kan positivt endre hele grunnlaget for en bedrift, og bytter til en " grønnere " system kan gi gode muligheter for annonsering .
Jevnere arbeidsflyt
< p > Hente papirkopier av dokumenter arkivert og lagret fysisk kan være en langvarig prosess som er åpen for menneskelige feil , sikkerhetsproblemer og fysisk tap . Dette er ikke tilfelle med et digitalt system . Innen øyeblikk , kan et dokument nås på pulten til den enkelte som trenger det. Dette resulterer i en kortere arbeidsdag periode , slik at raskere fremdrift og mer tid til å utvikle prosjekter .
Bilder Høyere Security

Mens en tradisjonell papir arkivsystem kan åpnes og så på av alle med tilgang til det, kan et digitalt arkivsystem gi ulike nivåer av beskyttelse som kan holde dokumenter hemmelig. Ved hjelp av passord, angitte mapper for ulike brukere, datakryptering og revisjonsspor som lar deg holde oversikt over hvem som har tilgang til hvilke filer og når, en fil management system kan holde dokumentene mye sikrere .

Pålitelig Arkivering

papir dokumenter og filer kan bli ødelagt gjennom over håndtering, brann skader , vannskader og andre naturkatastrofer . Siden data kan lagres på servere hvor som helst i verden , kan du arkivere dokumentene dine trygt uten å måtte stress over potensiell skade på eiendom . Du kan også lage dine arkiverte data bærbare , ved hjelp av ting som avtakbare harddisker , USB-pinner og CDer.