Den største forskjellen mellom tilgang og en dedikert Fundraising programvare Databaser , eller Donor Management System ( DMS ) program, er lik forskjellen mellom et lass av konstruksjonsmateriale å bygge et hus og et hus som er allerede bygget . Tilgang, med noen minutters programmering , kan settes opp til å utføre svært rudimentær fundraising sporing for en begrenset donor basen. Å matche brukervennlighet , og de ​​spesialiserte funksjonene i en off -the -sokkel DMS en Access database programmerer vil tilbringe hundrevis av timer i oppsettet , og det vil fortsatt være noen funksjoner mangler . Kostnader

Donor styringssystemer varierer i pris fra flere hundre dollar for små ideelle organisasjoner med flere hundre givere til godt over $ 20 000 for store institusjoner sporing millioner av dollar og hundrevis av tusenvis av givere . Alle DMS har noen fellestrekk som ville være vanskelig å duplisere med Access.
Donor Records

Opprette og endre donor postene er hjertet i ethvert DMS -system . Å vite hvem giverne er og ha tilgang til deres informasjon er viktig i fundraising. Med flukser i husholdningenes relasjoner og adresser til folk , er fleksibilitet nøkkelen i å legge inn riktig informasjon. Bare spore informasjonen for to ektefeller , sammen med andre givere som kan leve i husholdningen , kan raskt overvelde en enkel Access database .
Gave Sporing

gave å gi og sporing kan ha et dusin eller flere variabler som må gjøres rede for . Myke , harde og lovet gaver spores separat, og koding for opprinnelsen av gaven og rettet fondet må legges inn på riktig måte. Nye koder kan måtte laget på sparket og gamle koder endret . Venter på en omkoding av Access til å gjøre dette i betydelig grad kan forsinke dataregistrering.
Brev Generation

bedre DMS gir enkel "thank you" brev generasjon. Trekke informasjon fra en rekke kilder og bruke en av mange pre - eksisterende maler , donor bokstaver genereres synes skreddersydd for hver giver og gave. Access kan gjøre noe lignende , men å endre prosessen å ta hensyn til ekstra , ny informasjon eller brev strukturer kan bety å endre den interne programmering.
Segmentering

Segmenterer donor base, eller velge hvem som blir sendt som brev forespørsel avhengig av deres fortid gi historie , er et system -intensive knaser av informasjon som krever mikse og matche den forrige besøk , frekvens og monetære mengde gaver til givere , uten overlappende dupliserte givere i samme husstand . Fordi velge hvilke donor variabler er lagt til segmentering kan endre seg med hver ny post, kan et program laget i Access ikke har den nødvendige fleksibilitet.
Et siste lite råd
< p> Ifølge Tech Soup , som gir teknologisk informasjon for ideelle organisasjoner , ett ord svar på spørsmålet om å opprette et egendefinert donor database program fra en database programmer som Access. Deres råd er " ikke gjør det. " De anser det ikke verdt innsatsen når det er så mange gode programmer tilgjengelig akkurat nå som gir noe en nonprofit kunne ønske.