For å bruke en database i Microsoft Word , kan du bruke Word utskriftsfletting funksjonen, som guider deg gjennom en prosess som kan trekke skjema - brev data fra en rekke ulike datakilder . Eller du kan opprette database tabeller i Word selv. Du trenger
Microsoft Word
Microsoft Access eller lignende databaseprogram
Vis flere instruksjoner
en

Åpne Word og begynne å skape et standardbrev til bruk i Word er funksjonen for utskriftsfletting : Klikk " Tools" masseutsendelser ", " Start utskriftsfletting , "og deretter" steg for steg utskriftsfletting veiviseren. "
2

Åpen Microsoft Access (eller et annet program som kan lage data- tabeller, for eksempel Excel ) og lage en tabell med følgende data . Skriv inn den øverste raden som følger når tabelloverskriften : en

fname , lname , by , stateJohn , Smith , Jonestown , NYBetty , Crocker , Smithville , MA

Lagre eksempeldataene med filnavnet " ; . mydata "
3

tilbake til Word og velg" Letters "i utskriftsfletting vinduet . Klikk på " Oppstartsdokument " linken nederst i dette vinduet, deretter " Bruk gjeldende dokument " på " Velg basisdokument "-ledeteksten .
4

Velg " Bruk en eksisterende liste " ; på " Velg mottakere "-ledeteksten , og klikk deretter på "Browse "-knappen . Velg " mydata " tabellen du opprettet tidligere ved hjelp av " Velg datakilde " dialogboksen , og trykk deretter "Open". Trykk " OK " i " Fletting mottakere " dialogboksen for å importere alle data rader .
5

Klikk på " Skriv brevet " i utskriftsfletting vinduet, og lim inn følgende eksempelbrev i dokumentet : en

til: « fname » , « lname » « byen » , « stat » Kjære « fname » : Takk for at du kjøpte fra vårt selskap . Jeg håper du og dine naboer i « byen » nyte product.Regards , The Big Selskapet
6

Erstatt hvert av ordene i prøven brev som er omgitt av " <<" , og " >> " tegn , med tilhørende flettefelt kode : for " << fname >> ", for eksempel , velger du komplett " << fname >> " ; " . fname " tekst , og trykk deretter på "Sett inn flettefelt ", på Word verktøylinjen , etterfulgt ved å klikke
7

Trykk utskriftsfletting vinduets "Preview brevene " linken etter sette alle flettefelt . Trykk på " << " og " >> " knappene i flettingen vinduet for å se hvordan Word har erstattet hver av flettingen koder du satt med data fra databasen tabellen . Skrive ut eller lagre den resulterende dokumentet .
8

Du kan også opprette en database i Word for bruk i et annet program . Lim inn eksempeldataene fra trinn 2 i et nytt Word -dokument . Lagre dokumentet som " WordDatabase.csv , " og velg "ren tekst " i "Lagre som type " drop -down boks .
9

Åpen Microsoft Access og velg " ; eksterne data ", etterfulgt av " Text file " Velg Word-filen du akkurat opprettet i" Get eksterne data "dialogboksen i Access. . Klikk på " ... nye bordet ... " alternativet i dialogboksen .
10

Fortsett gjennom dialogboksen ved å trykke " Next" til du ser skjermbildet med teksten " ; . Første rad inneholder feltnavn " Kryss av i boksen ved siden av denne teksten , og trykk " Finish ", etterfulgt av " Close "for å fullføre data import . Legg merke til at Access har skapt en ny tabell som dupliserer Word- tabellen . Bruk denne tabellen som du ville enhver form for tabell i Access : for spørringer , for å koble til andre kundedata , eller for utskriftsfletting i Word , for eksempel

.