Elektronisk dokumenthåndtering ( EDM ) systemer erstatter de gammeldagse arkivskap som er fylt med Manila mapper og papirer . I dag er arbeidstakere i juridisk , medisinsk , offentlige myndigheter og selskaper kontorer lagring og gjenfinning av poster gjennom datastyrte systemer . Denne konverteringen er noe som resulterer i miljøvennlige metoder for lagring , lavere kostnader og enklere og raskere tilgang for flere brukere av samme dokument . Go Green
Elektroniske dokumenter er redde trær over hele verden. The Association of Records ledere og administratorer rapporter som hver amerikanske arbeideren årlig bruker 10.000 ark med kopipapir , som er tilsvarende til 1,25 trær per person . Kasserte papir brytes ned til skadelige metangass , mens papirindustrien høster 42 prosent av industritre hvert år , sier ARMA . Papirkopier av forretningsdokumenter også øke drivstofforbruket fordi selskapene har til å sende sine dokumenter til ekstern lagring og senere hente dem . Ved å konvertere til en EDM prosessen , kan bedrifter beskytte jordens skoger og redusere bensin bruk . Flere ansatte kan jobbe fra sine hjem når de kan få tilgang til datastyrte poster fra sikret nettsteder eller servere . Dette høyere rate av telependlere betyr mindre trafikk og utslipp fra kjøretøy .
Savings
Datastyrt poster oversette til kostnadsbesparelser for en organisasjon. Politiet i Elk River , Minnesota , konvertert til en EDM system , som reddet avdelingen $ 17,000 i kopipapir . Chief Jeffrey Beahen sier hans mannskap gikk gjennom 2,2 tonn hvert år , i henhold til online artikkelen " Association of Records ledere og administratorer : Kan RIM Save The World" I tillegg 5 prosent av alle trykte poster ende opp med å bli forlagt , og et tapt dokument koster selskapet ca $ 250 . Og for ytterligere å illustrere kostnadene ved papirdokumenter versus elektroniske journaler, BuyerZone.com anslår at den gjennomsnittlige arbeidstaker tilbringer mellom 86 og 216 timer per år filing papirkopier av poster. Det koster en bedrift mellom $ 1700 og $ 4300 hvert år basert på en ansatt som tjener en timepris på 20 dollar.
Tilgang
Hente elektroniske arkiver er enklere enn arbeider med papirkopier . I et vanlig kontor , er en papirdokument kopieres 19 ganger fordi flere ansatte må jobbe med den samme informasjonen , sier ARMA . Men mer enn en ansatt kan se på et elektronisk dokument samtidig . En arbeidsgiver kan enkelt kontrollere hvem som kan se og revidere datastyrte poster, pluss sikkerhetsfunksjoner tillate en leder å se hvem som har tilgang til bestemte filer. Sikkerhetsfunksjoner som passord også hjelpe bedrifter sikre seg mot en misfornøyd ansatt eller konkurrent skaffe adgang til kritiske filer . En annen fordel med EDM er rask gjenoppretting av filer under en katastrofe for eksempel en brann , flom eller kontor innbrudd. Sikkerhetskopier ofte lagres offsite som en forholdsregel mot en nødsituasjon .
