QuickBooks er priset i henhold til antall brukere som vil ha samtidig tilgang til programmet . En liten bedrift eieren betaler dermed ekstra avgifter for å aktivere sine ansatte, det vil si brukere, for å kunne gå inn transaksjoner i selskapets finansielle programvare. Bedriftseieren fungerer som " Administrator " over alle disse brukerne , opprettholde en viss grad av kontroll , for å hindre brukere fra å få tilgang til informasjon som er unødvendig eller upassende for dem å se . Instruksjoner
en

Åpne "Set Up brukerne " i QuickBooks . Klikk på " Selskapet" knappen øverst i menylinjen , og bla ned til "Set Up Brukere og passord " alternativet . Når siden åpnes , velg "Set Up brukerne " alternativet. Brukerliste vinduet har en liste over alle brukerkontoer opprettet tidligere. Hvis det er noen brukere vil " Admin" være den eneste som er oppført .
2

Skriv inn brukernavn for den personen du ønsker å opprette en bruker . Hvis du er begrenset i antall lisenser , kan du opprette et brukernavn for et bestemt område av virksomheten din i stedet for for en privatperson. For eksempel opprette en bruker som heter "Registrer" for alle salg kollegaer og en annen som heter " lageret" for alle back- room arbeidere .
3

Angi et passord unik for hver bruker . Hold styr på hvert brukernavn og passord på et sikkert område . Ikke la brukerne tildele sitt eget passord , og disse er for det formål å holde ansatte i ulike områder får tilgang til annen ansatts brukeridentifikasjon. Klikk på " Next" -knappen for å redigere en brukers tilgang til de ulike områdene av QuickBooks .
4

Lag en liste over de ulike deler av virksomheten din og de ​​forskjellige ansatte som trenger tilgang til QuickBooks fil . Arbeidet arbeidstaker utfører bør styre områdene QuickBooks han er tillatt i.
5

Velg de " utvalgte områder av QuickBooks " og deretter på "Next". Det første området er " Salg og kundefordringer . " For hvert område er det tre alternativer , " ingen tilgang ", " full tilgang " og " Selective Access. " Kasser og disse kommer inn kundens transaksjoner må bare " Selective Access " med mindre brukeren er en manager.

Under " Selective tilgang" alternativene er å tillate brukeren å "Opprett Transaksjoner Only", til " Lag og Print transaksjoner , " og så til" Opprett transaksjoner og Lag Reports . " En kasserer må kanskje lage og skrive ut transaksjoner , men ikke lage rapporter . At funksjonen kan være reservert for managment .
6

Klikk på "Next "-knappen . Det andre området er " Kjøp og leverandørgjeld. " Dette området er vanligvis reservert for bokføring og kontorpersonell. Det er for inn og betale regninger , inn kredittkort og bestillinger . Velg " Ingen tilgang " nivå for alle, men kontorpersonell og klikk deretter på "Next".
7

Se på din liste over ansatte og finne ut om noen av dem må være i stand til å skrive eller skrive ut sjekker , foreta innskudd eller skriv kredittkort . Dette området er " Kontroll og Credit Cards " område . Det anbefales ikke at noen ansatte, herunder bokføring ansatte , gis tilgang til inn brukskonto transaksjoner . Generelt bør dette være reservert for deg , som administrator. Klikk "Next".
8

Velg " Selective Tilgang" for lager eller mottar brukere. Dette neste området er " Varelager "; alle varehusbrukere med unntak av ledelsen bør ha selektiv tilgang til Inventory informasjon , med mulighet til bare å lage og skrive ut transaksjoner . Klikk "Next".
9

Velg " Ingen tilgang " alternativet for de siste fem områder , som inkluderer "Time Tracking ", " Lønn og ansatte ", " Sensitive regnskapsmessig tjenesteyting ", " Sensitive Financial rapportering , "og " Endre og slette transaksjoner " . Dette er områder som bare administratoren skal kunne gå inn og vise informasjon innenfor. Så lenge du holder passord for hver bruker sikker, bør det ikke være noen som er i stand til å få tilgang til områder som ikke gjelder for jobben hennes .