Opprinnelig var en hovedbok ( GL ) en stor papir -bundet volum , med hver side delt inn i kolonner for innspillingen av regnskapsmessige transaksjoner . Den generelle hovedbok tatt med alle kundens transaksjoner på én side , alle leverandørens transaksjoner på en annen, med de tilsvarende oppføringene på bankkontoen siden. I QuickBooks , viser GL disse transaksjoner ved hjelp av dato for transaksjonen , regnskapet påvirkes av transaksjonen og mengden av hver transaksjon . Hver konto i GL rapporten er en GL -konto , enten det er en inntekt eller utgift konto. Den eneste måten å bruke en GL -konto er å få tilgang til kontoen fra General Ledger eller Kontoplan . Instruksjoner
en

Lag en General Ledger rapporten. For å bruke en GL -konto , må du generere denne GL rapporten. GL registrerer transaksjonene mellom kontoer , så en GL -kontoen inneholder hver konto i kontoplanen . Gå til kategorien Rapporter øverst på siden og klikk på den. Bla ned til " Accountant & Skatter "-knappen og klikker på den . Vinduet som kommer opp vil informere deg om at en General Ledger rapport standarden er en sammendragsrapport , hvis du ønsker å utvide den , klikk på "Mer "-knappen
2

Juster datoene hvor det trengs . du vil ha en general Ledger rapporten. Velg "Fra" dato og deretter "Til" date og klikk på "Oppdater "-knappen . Dette vil tillate deg å se hvilke kontoer som ble brukt i disse transaksjonene for denne perioden . Hvis du genererer en rapport for transaksjoner over en tre måneders periode eller mer , kan det ta litt tid å bygge rapporten.
3

Skriv ut kontoplanen ( COA) . Klikk på " List "-knappen , og bla ned til " Kontoplan "-knappen . Klikk på den og kontoplanen vil åpne . Klikk på " Skriv ut" for å skrive ut diagrammet .
4

Sammenlign General Ledger rapport til Kontoplan ( COA) . General Ledger rapporten vil vise alle transaksjoner som påvirker hver GL konto i COA i orden regnskapet vises . Bruk GL rapporten for å se om noen kontoer ikke blir brukt , og , om nødvendig , må disse kontoene inaktive. Åpne konto i COA , klikk på kontoen og hold " Ctrl" og "E "-tastene for å redigere kontoen . Klikk i boksen merket " Gjør inaktiv . "
5

Skriv ut General Ledger rapporten. Se på de 10 kolonner på tvers av toppen av GL rapporten. Disse kolonnene inneholder "Type ", " Date" og "Name ". Bruk GL rapport på detaljer hver type betaling fra hvilken konto . "Type " refererer til formen for utbetaling av en bestemt transaksjon . Typer betalinger kan omfatte sjekker, betaling av regninger , innskudd og ansvar sjekker. Skriv ut denne rapporten hvis du for eksempel har behov for å sikre en konsistens av utbetalinger fra en bestemt konto eller trenger å finne ut om den type var rett og slett en " betaling " eller en "bill betaling. " Legg merke til " Debet " og " Credit " kolonner. For hver transaksjon , er det en belastning fra en GL -konto og en kreditt til en annen.
6

Undersøke flyten av penger inn og ut av hver konto ved hjelp av GL rapporten. Hver konto i COA er på GL rapporten , som er summene for de belastninger eller penger lagt til en konto og kreditter eller penger tatt fra en konto. Debiteringer til aktiva kontoer midler til disse kontoene , og kreditter fjerne midler fra disse kontoene. Debiteringer til ansvar kontoer legge til midler til det skyldige beløpet for forpliktelsen , og kreditter fjerne midler fra det beløpet som er skyldte .

GL Rapporten summerer alle innskudd og lån for den tidsperioden som er angitt i rapporten, og gir begynner og slutter balanserer, som lar deg se flyten av penger inn og ut av hver konto .