Målene for et arkivsystem er som følger:
1. Organisert: Et arkivsystem hjelper til med å ordne dokumenter og informasjon på en organisert måte, noe som gjør det enkelt å hente frem når det er nødvendig.
2. Enkel tilgang: Et effektivt arkiveringssystem sikrer rask og enkel tilgang til dokumenter, uten å miste verdifull tid på å søke etter dem.
3. Sikkerhet: Et sikkert arkivsystem beskytter konfidensiell og sensitiv informasjon mot uautorisert tilgang, og opprettholder personvernet.
4. Effektiv lagring: Et godt strukturert arkiveringssystem optimerer lagringsplass ved å tildele passende plasseringer for hvert dokument, forhindrer rot og maksimerer effektiviteten.
5. Tidsbesparende: Ved å holde dokumenter organisert og lett tilgjengelig sparer et arkivering tid som ellers ville blitt brukt på å søke etter informasjon.
6. Tilgjengelighet: Et arkiveringssystem sikrer at autoriserte personer enkelt kan få tilgang til dokumenter når de trenger dem, noe som effektiviserer arbeidsflytene.
7. Overholdelse: Et organisert arkiveringssystem forenkler overholdelse av juridiske og forskriftsmessige krav, og sikrer riktig journalføring.
8. Beslutningstaking: Et godt vedlikeholdt arkivsystem gir rettidig og nøyaktig informasjon, og hjelper til med informert beslutningstaking.
9. Kommunikasjon: Et effektivt arkivsystem støtter effektiv kommunikasjon ved å sikre at relevante dokumenter er lett tilgjengelige for alle interessenter.
10. Effektivitet: Et organisert arkivsystem bidrar til generell driftseffektivitet ved å redusere papirarbeid, forbedre produktiviteten og forbedre teamytelsen.
