De tre hovedtrinnene involvert i å sende og motta informasjon ved hjelp av en faksmaskin er:

Skanning: Når du sender et dokument, skanner faksmaskinen originaldokumentet for å konvertere det til et elektronisk bilde. Skanneren leser dokumentet linje for linje, og oppdager tilstedeværelse eller fravær av blekk eller toner på hvert punkt på siden. Denne informasjonen konverteres deretter til en serie elektriske signaler som representerer de svarte og hvite pikslene i bildet.

Modulering: De elektriske signalene som representerer det skannede bildet blir deretter modulert, noe som betyr at de konverteres til en form som er egnet for overføring over en telefonlinje. Dette gjøres vanligvis ved hjelp av frekvensmodulasjon (FM), hvor frekvensen til bæresignalet varieres i forhold til amplituden til de elektriske signalene. Det resulterende modulerte signalet inneholder informasjonen om bildet i dets frekvensvariasjoner.

Overføring: Det modulerte signalet sendes deretter over en telefonlinje til den mottakende faksmaskinen. Den mottakende faksmaskinen demodulerer signalet og trekker ut de originale elektriske signalene som representerer det skannede bildet. Disse signalene brukes deretter til å rekonstruere bildet på mottakerens faksmaskins papir.