Microsoft Access er en relasjonsdatabase program spesielt utviklet for å tillate deg å lagre og identifisere data på tvers av flere tabeller . Du ønsker å bruke Access i stedet for Excel for å spore trening fordi det eliminerer repeterende informasjon og gjør at du kan trekke sammen lignende informasjon for å svare på viktige spørsmål , som for eksempel "Hvem har hatt trening X? " Å spore trening med Microsoft Access , må du bygge en database . Instruksjoner
en

Opprett en trainee tabellen . Denne tabellen viser alle som trenger å ha opplæring . Hver trainee vil være en oppføring, eller rad , i denne tabellen med en unik trainee ID-nummer. Enhver tilleggsinformasjon som er nødvendig for ditt formål skal legges til, for eksempel kontaktinformasjon . Forutsatt alle trenger samme trening, bør du opprette felt for hvert kurs er nødvendig. Ellers må du legge til en Training feltet Type til hver trainee og deretter opprette en egen Training Needed tabellen .
2

Lag en trening tabell eller tabeller. Du kan lage en tabell som har alle potensial trening med trening ID som nøkkel og ytterligere informasjon om at opplæring i andre felt. Hvis du vil ha flere forekomster av samme trening som du ønsker å identifisere seg ( i april Stuff 101 klassen er vesentlig annerledes enn den Kan Stuff 101 klasse) , må du enten lage en ny ID -feltet i treningen din tabell for trening type, eller du kan opprette forskjellige tabeller for forskjellige typer, så du kan ha en Stuff 101 trening bordet atskilt fra Stuff 102 .
3

Relater traineer til sin trening med relasjoner. Uten relasjoner , kan du ikke fortelle hvem som har hatt som trening. Det er to måter å gjøre dette . Relatere trening IDer fra trening bord til trainee bordet - dette betyr at du sporer trening hovedsak ved å krysse av når en person fullfører opplæringen . Eller , forholder de trainee -IDer fra trainee tabeller til trening bord , i dette tilfellet , er du sporing opplæring av som fullfører hver klasse . Den andre metoden ville være ideelt hvis treningen foregår i grupper og oppmøte eller passerer blir registrert .
4

Bruk spørringer og rapporter . Etter tabellene og relasjoner er identifisert, kan du opprette spørringer for å se hvilke traineer har gjennomført en spesiell opplæring . Du kan også se hvilken opplæring som gjenstår for noen bestemt trainee . Rapporter kan være basert off spørringer for å gjøre denne informasjonen mer utskriftsvennlig .