Microsoft Access lar sine brukere å bygge og administrere databaser . Det er det beste verktøyet i Microsoft Office Suite for denne funksjonen . Betydning

Folk bruker Microsoft Access til å bygge og administrere databaser som er organisert samlinger av data som kan deles mellom mange brukere . Databaser er avgjørende for journalføring av bedrifter og andre organisasjoner , slik at flere individer for å få tilgang til, hente, oppdatere og ellers endre poster raskt og effektivt.
Identifikasjon

Tilgang er det som er kjent som en database management system - et program som tillater brukere å hente informasjon fra og oppdatere databasen uten å overtre forholdene mellom de data som i utgangspunktet satt på plass av databasen designer . For eksempel vil forbrukeren databasen av Oats Company, en hypotetisk firma, inkluderer filer som inneholder de fysiske adresser , kjøpshistorikk , mailing historie og annen relevant informasjon , samt relasjonene mellom disse postene , og menyer designet av databasen designer som la andre brukere å søke etter informasjon .
database

En Access- database i seg selv består av selve dataene og relasjonene mellom data, grensesnitt at ulike brukere kan se og bruke til å endre eller hente data , og instruksjoner for hvordan databasen er å være fysisk lagret på datamaskinen eller serveren.
Ved å bruke Microsoft Access

Bruke Access er hensiktsmessig når det er flere sammenhenger mellom dataene som du prøver å ta opp. Access er også aktuelt å bruke hvis du planlegger å lagre poster over en lang periode, eller hvis du trenger for å lage raske rapporter som inneholder ulike typer informasjon .
Bruk av Microsoft Excel Versus Microsoft Access

Si Oats selskapets post oppfordringer og takkekort til en mailingliste sammensatt av 10 forskjellige grupper ( A, B , C. ..) på ulike tidspunkter i løpet av året . Medlemskap i en gruppe er ikke eksklusiv . Med andre ord , kan Mr. Joe Brown være medlem av gruppene A, C og D , ikke bare A. Anta nå at havre selskapets mailingliste består av 10 forskjellige Excel regneark - A, B , C og så videre . Slik oppdaterer Mr. Brown kontaktinformasjon , ville du må endre sin rekord tre forskjellige tider , på regneark A, C og D henholdsvis .

Anta Oats Selskapet ønsker å spore hva slags mailing hvert gruppemedlem mottatt og når han eller hun mottok den. I Excel kan du opprette et nytt regneark i hvert regneark for å spille mailing historie (f.eks A og A ' ) . Men hvis Joe Brown , si , tjente en jurist , og var nå til referert til som "Mr. Joe Brown , Esq . " du må oppdatere sin rekord på seks regneark

Nå forestille seg hvis noen spurte deg om å fullføre en mer komplisert oppgave , basert på disse innledende forutsetninger , for eksempel: . fjerne alle medlemmer av gruppen C fra mailinglisten , bortsett fra medlemmer som også tilhører gruppe A og andre grupper unntatt D , og har mottatt en takk kort i de siste seks månedene . Gre gjennom flere regneark for å finne denne informasjonen ville være litt mer kjedelig . Legge noen flere variabler og forespørsler vil gjøre det tydelig at Excel ikke er et ideelt verktøy for å administrere firmaets epostlisten eller annen database .

Tilgang , på den annen side , kan du opprette poster representert av en unik identifikator - det som kalles en primærnøkkel - som kan referere til flere biter av data . For eksempel , ville rekorden for Joe Brown identifiseres av en unik alfanumerisk kode som refererer til og gir tilgang til å hente noen av Joe Brown attributter . Attributter er de ulike typer data knyttet til en rekord primærnøkkel . For eksempel , Joe Brown fornavn, etternavn, adresse og e-post historie er alle attributtene for en enkelt post i databasen. En riktig utformet Access database ville bare nødvendiggjøre at postene skal oppdateres en gang; databasen kan også hente hvilken som helst kombinasjon av attributter etterspør. Dette gjør oppgaver som den i foregående ledd enkel , og gjør Tilgang ideelt for å bygge og administrere databaser.