Når du kjører et prosjekt, kan dataprogram bidra til å organisere oppgaver, ressurser og materialer. Microsoft Office Suite av produkter tilbyr flere programmer som kan takle jobben , inkludert MS Excel og MS Project. En småskala prosjekt kan overvåkes og spores med bruk av MS Excel , men når du arbeider på store prosjekter , er det flere fordeler med å bruke MS Project i stedet. Beregning Varighet

Prosjektets varighet kan beregnes i Excel , men brukeren må manuelt inn formelen . MS Project har de nødvendige beregninger for prosjektets varighet bygget inn i programmet , og den viktigste jobben av prosjektleder i å bestemme estimert varighet er å sikre at informasjonen er koblet til prosjektet er korrekt.
Enkel modifisering av Gantt Charts

Forsker Brian Pasero , i gjennomgang prosjektledelse programvare , konkluderte med at MS Project var lettere å manipulere enn MS Excel når du gjør endringer i tidsplanen . MS Project komponentene er koblet sammen, og automatisk oppdatere når en tidsplan endringen er gjort . Når MS Excel brukes til å lage et Gantt-diagram og en tidsplan endringen er gjort senere , må brukeren manuelt endre alle data , som kan være tidkrevende .
Rapporteringsmuligheter

MS Project har spesifikke prosjektledelse rapportering evner .

Fordi MS Project er et program laget spesielt for prosjektledelse , og tilbyr en rekke innebygde rapportering evner . Brukeren kan velge rapporter basert på kostnader , aktiviteter , oppgaver eller arbeidsmengder , eller lage en egendefinert rapport basert på andre valgte kriterier . Excel kan vise grafer og diagrammer som viser trender , men det har ikke den samme evnen til å generere spesifikke sporing rapporter .
Brukere og ansvarlighet
Prosjektmedarbeidere kan bli holdt ansvarlige for sine oppgaver ved hjelp av MS Project.

MS Project inkluderer kontroller for å tillate brukere tilgang og noen redigeringsmuligheter . Prosjektleder definerer brukere og sett tillatelser som regulerer deres evne til å manipulere filen. Oppgaver blir tilordnet til en bestemt person , som igjen skaper en ansvarlighet for den personen å fullføre de nødvendige oppgaven . Dette er ikke en innebygd funksjon av MS Excel , og dermed er en fordel med MS Project.