Å holde styr på en mailingliste i et regnearkprogram, for eksempel Microsoft Excel gjør det enklere å sortere og spore data , samt å skrive ut konvolutter , personlige brev og andre epostlisten elementer. Du kan eksportere Excel -regneark som en XLS eller CSV å sende til en skriver eller de fleste online epostlisten tjenester , eller bruke funksjonen for utskriftsfletting innebygd i Microsoft Word for å skrive ut direkte fra Excel-regneark . Bestem på Format
Avgjør om du vil bruke epostlisten data til formål utover utskrift av adresseetiketter . Denne avgjørelsen kan påvirke hvordan du strukturere regneark . For eksempel, hvis du ønsker å skrive ut personlig brev adressert til hver enkelt persons fornavn , for eksempel " Kjære Nicholas , " da blir du nødt til å lagre hver persons navn i to separate kolonner : fornavn og etternavn
. , Lag en adresseliste Mal
i den første raden i hver kolonne , skriver en overskrift som beskriver adresse komponent som kolonnen vil inneholde . Felleskomponenter inkluderer fornavn , etternavn , gateadresse ( linje en) , gateadresse ( linje to ) , by, stat , postnummer og land. Listen en komponent på toppen av hver kolonne. Skriv inn e-postliste data inn i Excel malen du nettopp opprettet . Tast inn en ny kontakt på hver ny rad .
Split fullt navn inn fornavn og etternavn
p Hvis de opprinnelige epostlisten data kun inneholder ett navn kolonne , for eksempel " Full Name ", men du trenger disse dataene spredt over " fornavn " og " etternavn " kolonner , kan du bruke " Konverter tekst til kolonner " wizard . Marker hele kolonnen med fullt navn ved å klikke på bokstaven øverst i kolonnen , for eksempel " A." Klikk på "Data " og velg "Tekst til kolonner . " Følg instruksjonene i veiviseren. Gi nytt navn til overskriftene på de resulterende to kolonner "fornavn" og " etternavn ".
Eksporter en CSV
Noen mailingliste programmer og selskaper be postlister i en CSV ( csv) format. Lagre Excel- regneark som en CSV ved å velge "Lagre som" fra Office -knappen menyen (eller fra " File "-menyen i Excel 2003 eller tidligere) . Velg " csv ( * . Csv ) " fra " Lagre som type " drop -down menyen og klikk " Lagre".
Bruk utskriftsfletting i Microsoft Word
< p > Opprett en ny Microsoft Word-dokument eller åpne eksisterende konvolutt eller brev der du vil sette inn mailing informasjon fra Excel. Velg " masseutsendelser " og klikk "Start utskriftsfletting . " Velg " Step by Step Mail Merge Wizard . " Klikk på " Velg mottakere "-knappen og velg " Bruk eksisterende liste . " Dobbeltklikk på Excel regneark du opprettet tidligere. Følg instruksjonene i veiviseren for å sette inn og formatere hvert felt fra Excel- mal i Word- utskriftsfletting dokument.
