Microsoft Excel er et komplekst regneark med utvidede funksjoner . Data legges inn i kolonner og rader , og så programmet kan bruke innebygde verktøy eller egendefinerte formler for å analysere og kartlegge data . Det er ofte flere metoder i Excel for å oppnå samme resultat. Noen av Excel mest effektive funksjoner er ikke opplagt, og mange brukere kan gå år uten å vite disse hemmeligheter . Format Painter

Excel er et program der du formaterer de visuelle egenskapene til data er en felles oppgave. Sine verktøy for å endre farger og skrift , legge til kantlinjer rundt cellene , skyggelegge bakgrunnen , forstørre tekst og bruke attributter som fet, kursiv og understreking, gjør lesing regneark mer interessant og tydelig , og trekker øyet lett til forskjellige kategorier og annen informasjon.

Format verktøylinjen har funksjoner for å gjøre disse endringene . Du kan ofte bruke mange verktøy for å justere bare én celle eller gruppe av celler . Hvis du legger til nye celler senere , i stedet for å gjenta den samme prosessen for identiske format-innstillingene , kan du bruke "Format Painter " for å kopiere et format og bruke det til en annen celle . Klikk på en celle som allerede er formatert som du ønsker. Klikk på "Format Painter . " Deretter klikker du på en hvilken som helst annen celle. Disse tre klikk er ser alt som er nødvendig for å gjøre den nye cellen akkurat som den første .
Fyllhåndtaket

Kopiere og lime er en felles oppgave i Excel. Så er prosessen med å lage lister med informasjon , for eksempel en kolonne med en nummerert liste som teller fra "1 " til " 100 " eller en liste over dager i uken som går på i måneder . Det kan ta lang tid å skrive alt dette manuelt , eller å bruke en kopi - og -lim- teknikk for å få data inn i regnearket .

"Fyll Handle " er et nyttig lite verktøy som mange brukerne vet ikke. Merket celle i Excel har en svart ramme rundt det. På nedre høyre hjørne av denne grensen er liten svart firkant --- fyllhåndtaket . Med bare én celle valgt, klikker du på dette håndtaket og dra den noen retning. Alle celler som inngår i musen bevegelsen vil automatisk bli fylt inn med de samme instruksjonene som den opprinnelige cellen . Hvis du velger flere celler som inneholder et mønster , vil fyllhåndtaket fortsette og gjenta dette mønsteret i alle celler over hvor du drar den.

For eksempel, hvis du har tre celler som sier " 1. januar " " 1 april " og " July 1 "for den første dagen i hvert kvartal , velge disse cellene og dra fyllhåndtaket lengre ned på siden . Excel vil automatisk opprette andre date celler som kompletterer dette mønsteret , og legger til "October 1" og deretter starte på nytt med "Januar 1" for så langt du har lyst til å dra . Mange år igjen av start -of - kvartal datoer kan legges i løpet av sekunder .
Sette inn rader
p Det er mange måter i Excel for å sette inn flere rader . Mange brukere ikke er klar over at de kan sette inn flere rader med bare ett klikk .
P Hvis du ønsker å sette inn 10 nye rader mellom radene 20 og 21 , klikker du bare på rad nummer 21 og dra ned 10 rader å ro 30 så 10 rader er markert. Deretter høyreklikker du på noen av disse radtall og velg " Insert "-kommandoen . Øyeblikkelig 10 nye rader inn mellom de to radene . Hva var en gang rad 21 er ro nå 31 . Den samme teknikken kan brukes til å sette inn flere kolonner .