Opprette en Microsoft Excel database er en enkel måte å spore informasjon. Excel- databaser er bra for sporing flate data, for eksempel kontaktlister , budsjetter og invitasjoner . Hvert av disse eksemplene krever bare ett bord . Excel bør ikke brukes som en database for å spore relasjonelle informasjon, som sporer hvilke produkter kundene kjøper . Dette er fordi relasjonelle informasjon krever to eller flere tabeller , for eksempel en kundeliste og produkter listen . Utforme en Excel Database

Før faktisk opprette databasen i Excel , bør du bruke noen minutter på å designe systemet. Det er en viktig tid saver å lage en grov skisse av regnearket , siden det kan være vanskelig å legge til felt på et senere tidspunkt . Kladden skal identifisere all informasjonen du ønsker å spore . Dette bør inkludere ting som navn, adresser og telefonnumre for kontakter eller forfallsdatoer og dollar beløp for et budsjett database. Når du identifisere denne informasjonen , så er det relativt enkelt å organisere det . Det viktigste å huske når organisere informasjon er å holde felt så liten som mulig. For eksempel, ville du ikke ha et felt som heter adresse , i stedet , ville du bryte det ned i mindre data , som gateadresse, by, stat og postnummer . Dette gjør det lettere senere å søke og filtrere data . Når du har fullført design, er det en enkel prosess å opprette databasen .
Opprette en Excel Database

Nå som du har identifisert nøyaktig hva du vil at Excel databasen kan inneholde , er det lett å lage den i Excel. Bare starte et nytt regneark i Excel og lagre det som navnet på databasen. Hver liten bit av informasjon , kalles et felt som du oppga i prosjekteringsfasen er en kolonneoverskrift. For eksempel , for kontakten database, ville celle A1 være etternavn , ville celle B1 være fornavn , og C1 ville være Gateadresse . Bare fyll feltnavnene går på tvers av kolonneoverskriften . Når du har opprettet feltene , kan du formatere dem ved å gjøre ting som å endre størrelse på kolonner , fet overskriftene , og endre fargene hvis ønskelig. Når det er ferdig, er du klar til å legge data . Hver rad i Excel er en rekord. Bare klikk på den første tomme cellen i kolonnen , og fyll inn informasjonen . Hvis databasen kommer til å inneholde en masse plater , så vil du kanskje vurdere å fryse feltnavnene . Dette vil alltid vise kolonneoverskriftene slik at du kan se hvor du er , uansett hvor mange rader regnearket inneholder .