Microsoft Access lagrer data i et proprietært filformat kalt en Access-database (.accdb). En Access-database er en samling av tabeller, spørringer, skjemaer, rapporter og andre objekter som er lagret i en enkelt fil. Hver tabell inneholder data om et spesifikt emne, for eksempel kunder, bestillinger eller produkter. Spørringer lar deg hente og manipulere data fra en eller flere tabeller. Skjemaer gir en måte å legge inn og redigere data i en tabell. Rapporter gir en måte å oppsummere og presentere data fra én eller flere tabeller på.

Access-databaser kan også lagre koblede data fra andre datakilder, for eksempel SQL Server, Oracle eller Excel. Koblede data lagres i den opprinnelige datakilden, men du kan få tilgang til dem og manipulere dem i Access som om de var lagret i en Access-database.

Tilgangsdatabaser brukes vanligvis for små til mellomstore bedrifter og organisasjoner som trenger å lagre og administrere data på en strukturert måte. De er også populære for å lage skrivebordsapplikasjoner som trenger tilgang til data fra en rekke kilder.