Bruk av utskriftsfletting med Word og Excel innebærer å kombinere data fra et Excel-regneark med et Word-dokument for å lage personlige brev, e-poster eller andre typer dokumenter. Her er trinnene for å utføre utskriftsfletting i Microsoft Word ved å bruke en Excel-datakilde:
Trinn 1:Klargjør Excel-datakilden:
1. Åpne Excel-filen som inneholder dataene du vil bruke for utskriftsflettingen.
2. Sørg for at dataene er organisert i et tabellformat, der hver rad representerer én enkelt mottaker.
3. Hver kolonne i tabellen skal inneholde en spesifikk informasjon, for eksempel navn, adresse, by, stat, e-post osv.
4. Lagre Excel-filen.
Trinn 2:Opprett Word-dokumentet:
1. Åpne Microsoft Word.
2. Klikk på fanen "Utsendelser" på båndet.
3. I "Start utskriftsfletting"-gruppen velger du "Start utskriftsfletting" og deretter "Brev".
Trinn 3:Velg mottakere:
1. Klikk på "Velg mottakere"-knappen i "Start utskriftsfletting"-gruppen.
2. Velg "Bruk eksisterende liste."
3. Bla til plasseringen av Excel-datakildefilen og velg den.
4. Klikk på "Åpne"-knappen.
Trinn 4:Sett inn flettefelt:
1. Plasser markøren i Word-dokumentet der du vil sette inn dataene fra Excel-regnearket.
2. Klikk på "Sett inn sammenslåingsfelt"-knappen i "Skriv og sett inn felt"-gruppen.
3. Velg flettefeltet som tilsvarer dataene du vil sette inn (f.eks. Fornavn, Etternavn, By, osv.).
4. Gjenta dette trinnet for hvert datafelt du vil inkludere i dokumentet.
Trinn 5:Forhåndsvis og slå sammen:
1. For å forhåndsvise hvordan det sammenslåtte dokumentet vil se ut, klikk på "Forhåndsvis resultater"-knappen i "Forhåndsvis resultater"-gruppen.
2. Du kan navigere gjennom de sammenslåtte dokumentene ved hjelp av pilknappene.
3. Når du er fornøyd med forhåndsvisningen, klikker du på "Fullfør og slå sammen"-knappen.
4. Velg "Slå sammen til nytt dokument" for å opprette et nytt dokument med de sammenslåtte dataene, eller velg "Flett sammen til eksisterende dokument" for å slå sammen dataene til et eksisterende dokument.
Ved å følge disse trinnene kan du enkelt utføre utskriftsfletting i Microsoft Word ved å bruke data fra et Excel-regneark, slik at du kan lage personlige dokumenter effektivt.
