I Microsoft Excel, Data -gyldighet er en funksjon som lar deg kontrollere hvilken type data som kan legges inn i en celle eller et område av celler . Det hjelper deg med å sikre datatøyaktighet, konsistens og forhindrer feil.

Her er et sammenbrudd:

hvordan det fungerer:

* Innstilling av valideringsregler: Du definerer regler som spesifiserer hva slags data som er akseptabelt. For eksempel kan du angi en regel for bare å tillate tall, eller bare datoer innenfor et bestemt område, eller bare tekst som oppfyller visse kriterier.

* Feilvarsler: Hvis noen prøver å legge inn data som bryter regelen, vil Excel vise en feilmelding og forhindre at ugyldige data blir lagt inn.

* Inngangsmelding: Du kan opprette en valgfri melding som vises når en bruker velger cellen, og gir instruksjoner eller veiledning om akseptable data.

typer datavalidering:

* Innstilling tillatt verdier: Du kan begrense oppføringer til en liste over verdier (f.eks. Hverdager, produktnavn), et utvalg av tall eller et bestemt datoområde.

* Validering av datatype: Du kan sikre at bare spesifikke datatyper er lagt inn, som tall, tekst, datoer eller ganger.

* Tilpasset validering: Du kan bruke formler for å lage mer komplekse valideringsregler, som å sjekke om et tall er innenfor et bestemt område, eller om en tekststreng samsvarer med et mønster.

Fordeler med datavalidering:

* Forbedret datakvalitet: Sikrer at data er nøyaktige, konsistente og følger forhåndsdefinerte standarder.

* Reduserte feil: Forhindrer at ugyldige data blir lagt inn, og minimerer feil og potensielle problemer.

* Forbedret brukeropplevelse: Tydelige feilmeldinger og inndata styrer guide brukere og gjør dataoppføringen enklere.

* strømlinjeformet dataanalyse: Pålitelige data fører til mer nøyaktig og meningsfull analyse.

Eksempel:

Se for deg at du har et regneark for å spore kundebestillinger. Du vil sikre at ordremengder alltid er positive tall. Du kan angi datavalidering for å tillate bare tall større enn null. Dette vil forhindre at brukerne ved et uhell legger inn null eller negative verdier.

Hvordan bruke datavalidering:

1. Velg cellen eller området for celler du vil bruke validering på.

2. gå til data Tab.

3. I dataverktøyene gruppe, klikk datavalidering .

4. I innstillingene Tab, velg valideringskriterier:

* Tillat: Velg hvilken type data du vil tillate (f.eks. Hele tall, desimal, liste).

* data: Spesifiser de akseptable verdiene eller områdene.

* Ignorer blank: Hvis du vil tillate blanke celler.

5. I inngangsmeldingen og feilvarsling Faner, tilpass meldinger for brukere.

6. Klikk OK .

Ved å bruke datavalidering kan du lage mer pålitelige og nøyaktige regneark, og spare tid og krefter på lang sikt.