Microsoft Word inneholder en kraftig utskriftsfletting funksjon som lar deg flette data fra en ekstern kilde ( MS Excel , MS Access, tekstfiler , etc. ) til en MS Word-dokument . Du kan bruke fusjonerer til å opprette standardbrev , konvolutter , etiketter , oppføringer , kataloger , eller til å lage en personlig e - post til mottakere i adresselisten. For mange flette programmer , kan dataene inneholde tall og /eller datoer. Ofte finner vi at de flettede dokumentene inkluderer feilaktig formatering for disse tall eller datoer . For eksempel kan vi ha en " Lønn "-feltet i et MS Excel -regneark som vi smelter sammen til dokumentet vårt , men vi finner at det sammenslåtte feltet ikke inneholder komma eller "$" prefiks symbol . Eller vi kan ha datoer i regnearket vår som er formatert feil (eller verre , ikke formatert som datoer i det hele tatt ) . Denne artikkelen viser hvordan du kan enkelt kontrollere formatering for sammenslåtte datoer og tall . Det er alltid god praksis å bruke denne teknikken for alle datoer og tall i dine fusjonerer ( selv om formateringen vises riktig på første forhåndsvisning ) . Dette bidrar til å sikre konsekvent formatering som passer for din merge program. Du trenger
Computer
Microsoft ( R ) Word 2002/XP , 2003 , 2007
Microsoft ( R ) Excel (tilbehør .. brukes for datakilde i eksempler)
Vis flere instruksjoner
en

Denne artikkelen forutsetter at du har en flettedokument på plass og er kjent med MS Word flette operasjoner . I løpet av denne artikkelen vil vi illustrere ved hjelp av en veldig enkel MS Word 2003-dokument med en MS Excel 2003 -regneark (inneholder data for slå sammen).
2

Åpne MS Word-dokument og sette inn flettefelt som passende for din søknad. Som standard MS Word setter inn felt uten brytere ( så ingen spesielle instruksjoner med hensyn til formatering ) . For eksempel formål her, vil vi se på et enkelt dokument som inneholder sammenslåtte data fra MS Excel som inneholder følgende felt: Etternavn, Fornavn , DOBirth , DOHire , lønn og Soc -Sec -nr
< br . > 3

Preview flettingen resultater for å se hvordan tall og datoer vises uten noen spesielle formateringsinstruksjoner. Selv om formateringen vises akseptabelt på forhåndsvisning , du virkelig bør bruke de formatkoder skissert nedenfor. Ellers kan du oppleve at noen poster ikke formatere konsekvent . Vær også oppmerksom på at ved å bruke disse formatkoder , har du full kontroll over hvordan datoer og tall vises . Dette bidrar til å sikre din merge utgang vises polert og profesjonelt . Forhåndsvisning i MS Word 2002/2003 , klikk på " Vis Sammenslåtte data" -knappen på verktøylinjen for utskriftsfletting . Forhåndsvisning i MS Word 2007 , klikk på " Preview Resultater " på Mailing kategorien . Hvis du ser kodene ser ut som { MERGEFIELD navn} "osv. , trykk ALT - F9.
4 p Det er et par måter å enkelt sette inn brytere til dine eksisterende feltkoder å styre formateringen for tall eller datofelt . I dette trinnet skal vi illustrere hvordan du setter brytere ved hjelp av MS Word-felt dialog. I trinn 6 , vil vi illustrere hvordan du setter inn kodene riktig i dokumentet (uten å bruke en dialog) . For å åpne feltet dialogboksen , høyreklikk på feltet , og velg "Edit Felt ... " . Deretter klikker du " feltkoder " på denne dialogen .
5

Avanserte felt egenskaper vil bli vist på høyre side av denne dialogen. The Field koder feltet vil allerede inneholde navnet på feltet prefiks med koden " MERGEFIELD " . For eksempel kan det si " MERGEFIELD DOBirth " . Formatering brytere kan bli lagt til denne verdien etter behov. For en dato felt kalt DOBirth , kan vi skriver noe som MERGEFIELD DOBirth \\ @ " MMMM d , yyyy" . Legg merke til at datoen format bryteren må begynne med "\\ @ " . Se trinn 10 for eksempler på andre date og tall format brytere .
6

I trinn 4 og 5 , satt vi formatering brytere ved hjelp av MS Word-felt dialog. I dette trinnet skal vi se hvordan du legger til disse bryterne direkte til dokumentet ( inni feltet koder) uten å bruke en dialog. Å redigere eller vise brytere for en enkelt flettefelt , ganske enkelt høyreklikke på flettefelt og velg " deaktiver feltkoder " . Gjenta for å skjule kodene og tilbake til å vise bare feltnavnet . Med feltkodene synlige , kan du skrive format brytere til høyre for feltet navn.
7

å slå synligheten av alle koder i dokumentet ved å trykke ALT - F9 (hold ALT mens du trykker F9 ) . Alternativt kan du bytte synlighet for alle koder ved hjelp av MS Word-menyer ... i MS Word 2002/2003 , velg Verktøy , Alternativer, Vis , feltkoder ... i MS Word 2007 , velg Office- knappen , Alternativer for Word , Avansert , Vis dokumentet innhold , Vis feltkoder . Når du kan se feltet (r ) , kan du bare klikke på innsiden av høyre - mest } mark og angi ønsket bryteren. For eksempel , hvis feltet koden var " { MERGEFIELD DOBirth }", kan du redigere og ende opp med "{ MERGEFIELD DOBirth \\ @ " MMMM d, yyyy " }" .
8 < p> Uansett hvilken metode du bruker for å legge formatet bytte til ditt felt , husk at alle nummer brytere må begynne med "\\ #" og alle dato brytere må begynne med "\\ @ " . Husk også at dato brytere er så omsluttet av anførselstegn ( vanligvis ikke nødvendig nummer brytere ) . I trinn 9 og 10 , vil vi gi eksempler for antall og dato brytere , henholdsvis. Hvis det fortsatt ikke er sikker på hvilken bytte til bruker , ta en titt på Tips-delen der vi avsløre hvordan å samle koder ved hjelp av MS Excel.
9

Antall brytere må begynne med "\\ #" . Med mindre format er komplisert (eller inneholder tekst eller mellomrom) , trenger du ikke bekymre deg med omslutter format bryter i anførselstegn . " 0 " er brukt for å tvinge et siffer , mens "#" brukes til å vise et siffer bare hvis tilgjengelig . For eksempel vil verdien 23 formatert med "0000 " vise " 0023 " . Samme verdi av 23 formatert med "# , # # 0 " vil vise som " 23" . En periode " . " Betegner posisjon for desimaltegnet . Et komma " , " brukes for tallgruppering , som forventet. For å legge til tekst i resultatet , rett og slett legge i enkle anførselstegn . For eksempel vil formatere 123456789 som " 123-45-6789 " formatet bryteren er " 000' - '00 '- 0000 " . Klikk på bildet til venstre for eksempler .
10

Dato brytere må begynne med "\\ @", og datoen format del må stå i anførselstegn . Bruk "M" (må være store bokstaver ) for måneden . For mars , "M " = 3 , " MM " = 03 , "MMM " = Mar , og " MMMM " = mars. Bruk " d" for the Day , der " d" = 4 , " dd" = 04 , " ddd " = Fri, og " dddd " = fredag ​​. For året , bruke " åå " eller " åååå " . For Hours , bruker "h " eller " hh " på timen "m" eller "mm" for hvert minutt, og " AM /PM " for å inkludere AM /PM betegnelse . Typiske format brytere for datoer inkluderer " MM /dd /åååå " eller "MMM d, yyyy" . Til å omfatte andre teksten i resultat, rett og slett legge i enkle anførselstegn . Klikk på bildet til venstre for eksempler .
11

Vær oppmerksom på at andre brytere kan føyes til bytte koder ( i tillegg til nummeret ditt eller dato format bryter) . Disse slår alltid begynne med "\\ *" og kan brukes til å kontrollere slike ting som alle caps ( \\ * Upper ) , små bokstaver ( \\ * Lower) , første bokstaven cap ( \\ * Caps ), ulike antall formater , etc . du kan angi disse manuelt , eller for noen brytere kan du velge bryteren på feltet dialogen. Klikk på " Skjul Codes " om nødvendig , deretter se alternativene under " felt egenskaper ".
12

En svært nyttig bryter blant de som er referert i trinn 11 er "\\ * MERGEFORMAT " . Denne bryteren tvinger MS Word for å beholde formateringen når feltet verdien oppdateres . For eksempel, hvis du bruker fet eller skriftformateringen til flettefelt , deretter formateringen vil bli bevart når nye verdier blir slått sammen. Du kan legge denne bryteren bare som nummer \\ # og \\ @ brytere , eller rett og slett velge "Behold formatering ved oppdateringer " på dialogboksen Felt .