Fordi elektroniske filformater endrer seg så raskt og filformater kan kun åpnes av visse programmer , har det vært en motvilje mot å stole på egenutviklet programvare til å arkivere elektroniske dokumenter . Selv om PDF -formatet ble oppfunnet av Adobe , spesifikasjonene for lesing og redigering av et PDF-dokument er tilgjengelig for tredjeparts utviklere og brukere trenger ikke å stole på at Adobe for å åpne dokumentene . Av denne grunn har arkivarer begynt å stole på PDF /A filformat for arkivering elektroniske journaler . Du trenger
Computer
internettilgang
PDF-dokument
PDF redigering programvare
Vis flere instruksjoner
en

Forstå forskjellen mellom en vanlig PDF og PDF /A. Ifølge International Organization for Standardization , er PDF /A et filformat basert på PDF , som "gir en mekanisme for å representere elektroniske dokumenter på en måte som bevarer sin visuelle utseende over tid , uavhengig av de verktøy og systemer som brukes til å opprette, lagre eller gjengi filene . " En PDF /A -fil er en permanent PDF-fil som er formatert slik at den kan hentes i samme form over en lengre periode .
2

Åpne PDF-dokumentet du vil arkivere i Adobe Acrobat 8.0 eller høyere eller en tredjepart kilde editor. Se Resources en for en fullstendig liste over PDF laget programvare.
3

gjennomgang hvilke elementer er i PDF . For en PDF for å være kompatibel med PDF /A formatet det må være 100 prosent inneholdt, noe som betyr at ingen utenfor elementer kreves for dokumentet som skal vises. Fonter, bilder , grafikk og farger må bygges inn i dokumentet . I Adobe Distiller , klikk på Innstillinger øverst i menylinjen og velg Rediger PDF-innstillinger . Her vil du ha muligheten til å bygge inn skrifter bilder og farger . Video og lyd elementer kan ikke inkluderes i PDF /A.
4

Input metadata i dokumentet slik at det vil være søkbare. PDF metadata inkluderer søkeord , versjonen av PDF brukt og navnet på programmet som opprettet PDF-dokumentet . For å legge inn metadata i Adobe Acrobat , klikker du på Avansert på i den øverste verktøylinjen . Fra nedtrekksmenyen klikker Document Metadata .
5

Lagre dokumentet i et arkiv . Et arkiv kan være en sikker ekstern server, harddisk eller en gold DVD. Mediene som du velger å lagre arkivering PDF vil avhenge av hva som er mest sikker på kontoret eller husstand .