En PDF , eller Portable Document Format , er et standard format som lar folk dele dokumenter mellom ulike datamaskiner og operativsystemer . En PDF vil se det samme på alle datamaskiner , selv de med forskjellige skrifter eller skriverdrivere installert . Montering av transmisjonselementer for en rapport og formatere dem som en PDF -fil er lett å gjøre hvis du har riktig programvare . Du trenger
Microsoft Office 2007 og Adobe Acrobat
eller
ScanToPDF programvare
Vis flere instruksjoner
Format Rapporter Bruke Microsoft Office 2007
1

Formater rapport med så få separate deler av Office-pakken som mulig. For eksempel , hvis du har en eller to PowerPoint- lysbilder men mange sider med tekst, kan du sette inn lysbilder i et Word eller Publisher dokument. Eksportere hvert lysbilde som en JPG-fil , og deretter plassere dem på en blank side i Word eller Publisher dokument. Kopiere en tabell fra Excel og legg den i et Word eller Publisher dokument på en lignende måte .
2

Plan ut hele dokumentet . Bestemme hvilke sider som skal gå der , om de trenger sidetall, og retningen på hver side. Dette vil hjelpe deg å avgjøre hvor mange PDF-filer som du trenger. Hvis du trenger en innholdsfortegnelse , format som ved begynnelsen av den første Word eller Publisher-fil .
3

hver komponent av Office du bruker , lagre rapporten utgang som en PDF filen. I Access , Excel , Powerpoint og Word , gjør dette ved å klikke på "Microsoft Office"- knappen øverst i venstre hjørne (rund med en farget logo ) . Velg "Lagre som " fra menyen og velg PDF. Skriv inn filnavnet og sørg for at filen er lagret på stedet du foretrekker . Hvis deler av rapporten ble opprettet i InfoPath , OneNote eller Publisher , se etter " Publiser som PDF " eller "Export To" på Fil- menyen, og sørg for at du lagrer filen som en PDF- type.
4

ut hver PDF-fil og ordne sidene i den rekkefølgen du trenger. Dette trinnet er valgfritt , men det er alltid godt å skrive ut en fil og korrekturlese den før du lagrer den endelige kopien og distribuere det elektronisk.
5

Bruk Adobe Acrobat for å gruppere PDF-filer til én fil . Hvis du har Acrobat 9 eller nyere , kan du opprette en gruppe med filer som blir en PDF-fil med PDF-porteføljen funksjonen.
Bruk ScanToPDF formaterer du en PDF-dokument
6 < p> Skriv ut dokumentet ved hjelp av en skriver med høy kvalitet , minst 300 punkter per tomme ( dpi) . Hvis du har en fargeskanner , må du skrive ut i farger hvis du vil at PDF -filen skal inneholde farge.
7

Monter dokumentsider i orden.
8

Run ScanToPDF ( se lenke i Resources for å laste ned ScanToPDF ) . Klikk på " Scan" -knappen for å skanne sider. Sørg for skanneinnstillingene er satt i minst 300 dpi. Høyere innstillinger vil resultere i et bedre bilde , men kan bremse skanning ned for mye . Som sidene er skannet , vil de vises som miniatyrbilder på venstre side av ScanToPDF programvinduet.
9

Ordne miniatyrbilder i den rekkefølgen du vil , hvis de ikke allerede er i riktig rekkefølge . Du kan se på større versjoner av hver side for å sørge for at hver og en er ren og riktig hvis du vil.
10

Klikk på " Lagre" for å lagre PDF-filen .