Et dokument, enten det er opprettet ved hjelp av en tekstbehandler, regnearkredigering eller et annet dataprogram, lagres i utgangspunktet i midlertidig eller tilfeldig tilgangsminne (RAM) på datamaskinen. RAM brukes av datamaskinens prosessor (CPU) for midlertidig å holde og arbeide med data og instruksjoner. Når du arbeider med dokumentet, holdes innholdet i RAM for rask tilgang og redigering av CPU.

Når du lagrer dokumentet for første gang, ber applikasjonen (f.eks. Microsoft Word, Excel) deg velge en plassering på datamaskinens lagringsenhet (vanligvis en harddisk eller solid-state-stasjon) for å lagre filen. Når du har oppgitt ønsket filnavn og klikker på "Lagre" eller "Lagre som", skriver applikasjonen dokumentets innhold fra RAM til den angitte lagringsplassen på harddisken.

Etterfølgende redigeringer av dokumentet gjøres til den samme filen som er lagret på harddisken. Som standard lagrer de fleste applikasjoner, inkludert tekstbehandlere og regnearkredigerere, endringene automatisk med jevne mellomrom. Det er imidlertid tilrådelig å med jevne mellomrom utføre en manuell lagring ved å bruke "Lagre" eller "Ctrl + S" hurtigtast for å sikre at arbeidet ditt er sikkert lagret i tilfelle uforutsette programvarekrasj eller strømbrudd.

Ved å lagre dokumentet på et angitt sted på lagringsenheten, vedvarer det på ubestemt tid, selv etter at du lukker programmet eller slår av datamaskinen. Du kan deretter hente, åpne og ytterligere endre det lagrede dokumentet på et senere tidspunkt.