Bærbarhet: PDF-filer kan enkelt deles og vises på forskjellige enheter og plattformer, inkludert datamaskiner, smarttelefoner, nettbrett og e-lesere, uten kompatibilitetsproblemer. Word-filer kan på den annen side kreve at spesifikk programvare eller versjoner av Microsoft Word vises og redigeres på riktig måte.

Standardisering: PDF-filer følger et standardisert format, noe som sikrer at layout, formatering og innhold i dokumentet forblir konsistent når det åpnes på forskjellige enheter og programvare. Dette gjør PDF-er pålitelige for deling og lagring av viktige dokumenter der det å opprettholde det opprinnelige utseendet er avgjørende.

Sikkerhet: PDF-filer kan passordbeskyttes og krypteres for å begrense tilgangen og forhindre uautorisert visning, redigering eller utskrift av sensitiv informasjon. Dette ekstra sikkerhetslaget gjør PDF-er egnet for deling av konfidensielle dokumenter eller sensitiv informasjon.

Filstørrelse: I noen tilfeller kan PDF-filer være mindre i filstørrelse sammenlignet med Word-filer, spesielt når du arbeider med dokumenter som inneholder mange bilder, grafikk eller kompleks formatering. Dette kan være gunstig når du deler dokumenter via e-post eller når lagringsplassen er begrenset.

Langsiktig arkivering: PDF-filer er ofte foretrukket for langsiktig arkivering og lagring av viktige dokumenter på grunn av deres stabilitet og bevaring av det originale innholdet og formateringen over tid. De er mindre utsatt for korrupsjon eller endringer sammenlignet med redigerbare formater som Word-filer, noe som gjør dem ideelle for historiske poster, juridiske dokumenter eller akademiske artikler.

Annoteringer og markeringer: Mens Microsoft Word også tilbyr merknadsfunksjoner, gir PDF-er en standardisert og allsidig måte å legge til kommentarer, høydepunkter, tegninger og andre markeringer. Disse merknadene er bevart og synlige på tvers av ulike enheter og plattformer, noe som gjør PDF-er nyttige for samarbeidsredigering, dokumentgjennomganger og tilbakemeldingsøkter.

Tilgjengelighet: PDF-filer kan gjøres tilgjengelige for personer med nedsatt funksjonsevne ved å inkludere funksjoner som skjermleserkompatibilitet, alternativ tekst for bilder og riktig dokumentstruktur. Dette gjør PDF-er til et inkluderende format for deling av informasjon med et mangfoldig publikum.

Utskrift: PDF-filer foretrekkes ofte for utskrift av dokumenter, da de opprettholder den originale layouten og formateringen, og sikrer at det du ser på skjermen er det du får på papir. Dette er spesielt viktig for dokumenter som brosjyrer, sertifikater eller presentasjoner der presis formatering er avgjørende.