Et veldig populært filformat brukt av Document Management -programvaren for å lagre konverterte dokumenter er PDF/A (PDF/Arkivering) .

Her er grunnen:

* bevaring: PDF/A er spesielt designet for langsiktig digital konservering. Den legger inn alle nødvendige skrifter, bilder og formatering av informasjon i selve filen, og sikrer at dokumentet vil se det samme ut selv når det åpnes år senere på et annet system.

* Universalitet: PDF -seere er allment tilgjengelige på tvers av forskjellige operativsystemer, noe som gjør PDF/A veldig tilgjengelig.

* Sikkerhet: PDF/A-filer kan signeres digitalt og passordbeskyttet, sikre autentisitet og begrense uautorisert tilgang eller modifikasjoner.

* søkbarhet: Dokumenter som er lagret i PDF/A beholder tekstlaget sitt, noe som gjør innholdet fullt søkbart.

Andre populære formater:

Mens PDF/A er foretrukket for langsiktig arkivering, kan dokumentstyringssystemer bruke andre formater avhengig av spesifikke behov:

* pdf: Standard PDF -format er veldig vanlig for generell dokumentdeling og lagring.

* tiff: Merket bildefilformat brukes ofte til skannede dokumenter som krever høy bildekvalitet.

* jpeg: Dette formatet er populært for å komprimere bildetunge dokumenter.

* docx/xlsx: Dette er de innfødte formatene for Microsoft Word og Excel, og kan brukes i et dokumentstyringssystem for redigeringsfunksjoner.

Det spesifikke formatvalget avhenger av dokumentstyringsprogramvarens funksjoner og den tiltenkte bruken av det konverterte dokumentet.