Et eksternt dokument er ethvert dokument som er opprettet eller brukt utenfor en organisasjon eller den enkeltes interne systemer og prosesser.

Her er et sammenbrudd:

Nøkkelegenskaper:

* Opprettet utenfor organisasjonen: Dette betyr at dokumentet stammer fra en ekstern kilde, for eksempel en kunde, leverandør, myndighetsorgan eller konkurrent.

* brukt til kommunikasjon med eksterne parter: Disse dokumentene brukes til å samhandle med enkeltpersoner eller organisasjoner utenfor organisasjonen selv.

* eksempler:

* kontrakter: Avtaler mellom to eller flere parter.

* fakturaer: Regninger for varer eller tjenester som tilbys.

* kredittbrev: Finansielle instrumenter som brukes i internasjonal handel.

* pressemeldinger: Offisielle kunngjøringer til media.

* Markedsføringsmateriell: Brosjyrer, flygeblad, nettstedinnhold.

* Tilbakemeldingsskjemaer for kunder: Undersøkelser eller spørreskjemaer som brukes til å samle meninger.

* økonomiske rapporter: Dokumenter som avslører en organisasjons økonomiske resultater.

* juridiske dokumenter: Kontrakter, lisenser, patenter osv.

Betydningen av eksterne dokumenter:

* Forretningstransaksjoner: Eksterne dokumenter er avgjørende for å drive virksomhet, spesielt innen områder som salg, anskaffelser og juridiske forhold.

* Kommunikasjon og samarbeid: De hjelper organisasjoner med å kommunisere med eksterne interessenter og bygge relasjoner.

* Overholdelse og juridiske krav: Noen eksterne dokumenter er pålagt ved lov eller forskrifter, noe som sikrer åpenhet og ansvarlighet.

å skille eksterne dokumenter fra interne dokumenter:

* interne dokumenter: Dokumenter som kun brukes i en organisasjon, for eksempel notater, e -postmeldinger, interne rapporter og prosjektplaner.

I hovedsak fungerer eksterne dokumenter som broer mellom en organisasjon og omverden, og letter kommunikasjon, transaksjoner og forskjellige forretningsaktiviteter.