Microsofts e-postprogram, Outlook , har en rekke andre produktivitetsverktøy administrasjonsfunksjoner brukere dra nytte av. Outlook lagrer alle data Outlook behandler i Personal Storage tabell ( PST ) filer. Disse filene kan skape problemer med redundans og dataintegritet . Disse problemene blir forstørret på nivået av bedriftens systemer som kjører hele virksomheter . Lagring

Fordi Outlook PST-filer lagrer alle data som en PC-brukere har tilgang til eller forvalter gjennom outlook, kan disse filene begynne å lagre duplikater eller enda flere kopier av samme dokument i seg selv. I tilfelle av sikkerhetskopiering vil oppsvulmet filen da ta opp to ganger så mye minne som før . I et bedriftsmiljø innstilling , vil dette legge opp hvis mange ansatte bruker Outlook til å håndtere mange av sine dokumenter .
Lokale Disk Storage

Outlook PST-filer lagres lokalt på en datamaskin i seg selv og ikke på selskapets server. Dette kan skape problemer for IT-avdelingen . Mens de har full tilgang til filer på selskapets servere , tilgang til filer på en persons datamaskin er mer tidkrevende. Dette forstyrrer IT-avdelingens evne til å styre selskapet filer på en effektiv måte . Gransker innholdet i en brukers lokale stasjonen betyr innlogging på maskinen eksternt for å bla gjennom filene . For store selskaper med mange ansatte , kan dette være utrolig tidkrevende.
Document Discovery

Mangelen på IT tilgang til bedriftens filer kan bli spesielt problematisk i tilfeller når selskapet blir involvert i juridiske saker . Den andre parten har rett til å be om visse dokumenter gjennom oppdagelse, og med alle filene på en sentral server kan IT-avdelingen raskt lokalisere og hente disse dokumentene . Men , vil disse juridiske mandater også dekke selskapets relaterte dokumenter i PST -filen på enkelte brukers datamaskiner. For å unngå alvorlige juridiske problemer , administratorer må gjøre ansatte ta seg fri fra arbeidet for å søke gjennom sine egne filer .
Data Korrupsjon

Ifølge sikkerhetsselskapet Symantec , PST-filer er svært sårbare for data korrupsjon når de nærmer seg sin maksimale størrelse på to gigabyte . Tapet av to gigabyte med data som ikke er sikkerhetskopiert på et selskap server kunne representere en alvorlig satt tilbake for den ansatte , og hvis en spesielt viktig dokument er tapt , selskapet. Dette kan også føre til mange timer med bortkastet tid for IT-avdelingen å prøve å reparere ødelagte PST-filer .