? Et foretak dokumenthåndtering ( EDM ) system , også kalt en content management system ( CMS ) eller Enterprise Content Management ( ECM ) system , er en multi -user interface som gjør det mulig for brukere å dele og i fellesskap redigere tekstinnhold på en effektiv og ryddig måte. Nødvendigheten av Enterprise Document Management

Når flere ansatte arbeider på et tekstdokument eller stadig oppdaterer et regneark eller database , et vanlig problem som oppstår er at det ender opp med å bli mange forskjellige varianter av samme dokument . Selv e-post oppdateringer til én sentral part kan være smertefullt , fordi denne personen har fortsatt å behandle alle oppdateringene til en enkelt fil og sende den ut igjen til alle involverte. Med et dokument management system , derimot , kan alle parter samtidig få tilgang til dokumentet , og det er ikke nødvendig å sende oppdateringer til de involverte.
Ledelse evner

Noen dokumentet styringssystemer bare behandle alle brukere som jevnaldrende og gi dem lik tilgang til alle prosjektets innhold. Andre gir begrensede ledelsesmessige evner til den enkelte opprinnelse prosjektet, slik at han kunne gjøre ting som for eksempel fjerne andre fra prosjektet. De mest intensive systemer for dokumentbehandling , men har en egen ledelse portal som gir dem mulighet til å gi brukerne ulike nivåer av tilgang .
Google Docs

mest populær dokument styringssystem i verden er Google Docs , som er en gratis tjeneste tilgjengelig for alle med en Google -konto. Brukere kan laste opp, endre og dele tekstfiler , databaser , presentasjoner og regneark som enkelt importere fra og eksportere til Microsoft Office-programmer som Word , Access, PowerPoint og Excel. Bedrifter som bare trenger grunnleggende dokument management-tjenester er ofte avhengige av Google Docs .
Andre gratis alternativer

For de som foretrekker å ikke bruke Google Docs , noen alternativer er Buzzword , Zoho , Etherpad , Peepel , OpenGoo og Alfresco. Moteordet , utviklet av Adobe , som lar administratorer gi varierende grad av tilgang til brukerne . Den holder også en logg over endringer gjort . Fordelen med Zoho er nivået av dens funksjon . Zoho tilbyr en fullt funksjonell tekstbehandler , en personlig wiki og en lang rekke andre programtyper . Etherpad er fint fordi den ikke krever at du registrerer deg for noe. Peepel er en pakke med programmer som kan integreres med nettleseren din. OpenGoo , som navnet antyder, er laget for å være Google Docs for de som ikke ønsker å bruke Google. Alfresco er designet for å være et gratis alternativ for de som trenger alle funksjonene i premium programmer som Documentum .
Premium programmer

Fire av de mest populære dokumenthåndtering programmene er Open Text , SharePoint og Documentum . Alle disse programmene innlemme komplekse dokumenthåndtering, samfunnet , kapitalforvaltning og innhold rapportering.