Document management systemer er elektroniske systemer som er utviklet for å administrere, lagre , distribuere og arkivere dokumenter . Disse systemene er vanlig i bedrifter og utdanningssystemer og fungere som en digital arkivskap . Dokument styringssystemer er også kjent som " content management system " som de kan lagre lyd , video og andre medietyper i tillegg til dokumenter. Fysisk plass

Document management systemer ofte lagre informasjon på servere eller andre kraftige datasystemer . Disse elektroniske oppbevaringsrom ofte tar opp mindre plass enn deres fysiske motstykke.
Digital Arkivering

Document management systemer åpner for lagring av dokumentene selv og også for tidligere versjoner . Dette kan bidra til å spore endringer gjennom tid og gir en ekstra fordel av å være i stand til å gå tilbake til eldre dokumenter . Men hvis denne informasjonen ikke er organisert og lagret på riktig måte , kan det bli for mange dokumenter og versjoner tilgjengelig, og dermed forårsaker en informasjon overbelastning problem for brukerne.
Sentralisert Sted

dokument styringssystemer er en sentralisert lagringssted hvor mange brukere får tilgang til de mest aktuelle og oppdaterte dokumenter fra ett sentralt sted . Denne lett tilgang til dokumenter støtter samarbeid mellom mange brukere . Den sentrale plasseringen av dokumenter fremmer også enkel distribusjon av dokumenter til brukerne . Imidlertid kan elektronisk lagring av digitale dokumenter på ett sted utgjøre en ekstra sikkerhetsrisiko hvis ikke ekstra sikkerhet er lagt for å beskytte det elektroniske systemet .
Ytterligere Utilities Verktøy

Elektronisk lagre og administrere dokumenter i et elektronisk dokument management system tillater nytte verktøy for å gi ekstra funksjoner som ikke var tilgjengelige i deres fysiske motstykke. Søke gjennom elektroniske dokumenter er enklere enn å søke hvert dokument for hånd . Men mange av disse verktøyene kan være unødvendig og kan ha en høyere kostnad enn verdien for selskapene .