Administrative systemer er strukturene, prosessene og prosedyrene som brukes av organisasjoner for å administrere deres aktiviteter og ressurser. De er avgjørende for å sikre at organisasjoner kjører jevnt og effektivt, og at målene nås.
Funksjonene til administrative systemer kan variere avhengig av typen og størrelsen på organisasjonen. Noen vanlige funksjoner inkluderer imidlertid:
1. Hierarki :De fleste organisasjoner har en hierarkisk struktur, med ulike nivåer av autoritet og ansvar. Dette gir klare kommunikasjonslinjer og beslutningstaking.
2. Sentralisering :Graden av sentralisering i et administrativt system refererer til i hvilken grad beslutningstaking er konsentrert øverst i hierarkiet. I et sentralisert system tas beslutninger av noen få toppledere, mens i et desentralisert system delegeres beslutninger til ansatte på lavere nivå.
3. Formalisering :Graden av formalisering i et administrativt system refererer til i hvilken grad regler, prosedyrer og retningslinjer er dokumentert og håndhevet. I et høyt formalisert system er det mange skrevne regler og prosedyrer, mens i et mindre formalisert system er det flere uskrevne regler og normer.
4. Spesialisering :Graden av spesialisering i et administrativt system refererer til i hvilken grad jobbene er delt inn i konkrete oppgaver. I et høyt spesialisert system har hver ansatt et snevert ansvarsområde, mens i et mindre spesialisert system har ansatte et bredere ansvarsområde.
5. Integrasjon :Graden av integrasjon i et administrativt system refererer til i hvilken grad ulike deler av organisasjonen er koordinert og samarbeider. I et høyt integrert system er det mye kommunikasjon og samarbeid mellom ulike avdelinger, mens i et mindre integrert system er det mindre kommunikasjon og samarbeid.
Organisasjonens type og størrelse kan påvirke utformingen av det administrative systemet. For eksempel kan små organisasjoner ha et mer uformelt og sentralisert administrativt system, mens store organisasjoner kan ha et mer formelt og desentralisert administrativt system.
Administrative systemer er avgjørende for suksess for organisasjoner. De gir strukturen og prosessene som organisasjoner trenger for å fungere effektivt. Ved å forstå funksjonene til administrative systemer kan ledere designe systemer som møter behovene til deres organisasjoner.
Her er noen tilleggsfaktorer som kan påvirke utformingen av administrative systemer:
* Organisasjonens mål: Det administrative systemet bør utformes for å støtte organisasjonens mål. For eksempel, hvis en organisasjon er fokusert på vekst, bør det administrative systemet utformes for å legge til rette for ekspansjon.
* Organisasjonens kultur: Det administrative systemet skal være forenlig med organisasjonens kultur. For eksempel, hvis en organisasjon har en sterk innovasjonskultur, bør det administrative systemet utformes for å oppmuntre til kreativitet og risikotaking.
* Organisasjonens miljø: Det administrative systemet bør utformes for å ta hensyn til organisasjonens miljø. For eksempel, hvis en organisasjon opererer i et raskt skiftende miljø, bør det administrative systemet utformes for å være fleksibelt og tilpasningsdyktig.
Ved å vurdere disse faktorene kan ledere utforme administrative systemer som er effektive, og som støtter organisasjonens mål.
