Dokument kontroll er av avgjørende betydning i en ingeniør setting. Dette gjelder spesielt for avdelinger som trenger å lagre dokumenter knyttet til metodene som er involvert i sine prosedyrer. Fra avdelingen som må ha en fremgangsmåte i stedet for nye ansatte , til fremstilling ende- prosess , er det nødvendig å ha et middel for å kontrollere dannelsen , revision , kvalitet og oppdatering av disse dokumentene . Varierte former for Document Control
Process

Avhengig av hvilken type ingeniør som er foretatt , vil beløpet og stil av kontroll varierer betydelig . For eksempel , for software engineering det kan være færre mekaniske tegninger , men kanskje flere prosess diagrammer . Uansett, det må være en struktur for prosessen.

Noen grunnleggende premisser må følges . Først , er dokumenter som stammer fra et utstedende avdeling . De brukes først og fremst av den avdelingen , og andre avdelinger kan ha noen innspill til prosessen . Men den overordnede kontrollen bør tas av den utstedende avdeling .

Deretter bør et sett med dokumenter være skapt av et team av forfattere . Dokumentene må gjennomgås , og dermed et team av anmeldere må settes opp som har myndighet til å gjennomgå og har fag- kunnskap til å gjøre korrigeringer og endelig godkjenne hver etappe.
Standard Operating Procedures

prosedyrer

SOP ( standard operasjonsprosedyrer ) finnes i alle organisasjoner å formalisere prosedyrer for alle aspekter av arbeidet som blir gjort. Det er viktig å fange opp de operasjonelle prosedyrer for alle deler av organisasjonen . Fra prosedyrer for å ta på seg nye medarbeidere til prosedyrer for spesifikke operasjoner i en produksjonsbedrift , er hver prosedyre viktig .

Selvfølgelig bør en avdeling raskt kunne identifisere en spesifikk SOP for en bestemt prosedyre . Det må være lett å finne og det må være forsvarlig lagret og ute av stand til å bli redigert bortsett fra i et formalisert dokument kontroll prosessen . Alle oppdateringer må være tydelig registrert på riktig sted , og det bør være klart hvem som gjorde endringen , årsaken til det og datoen og klokkeslettet det ble gjort.
The Mechanics of Controlling dokumenter
Mechanics

et dokument vil bli opprettet fra et sett med notater som ble tatt mens intervjue en SME ( saksområdet sxpert ) og satt i en leselig form ved en teknisk forfatter . Dokumentet vil da bli sendt til vurdering, hvor det vil bli målt opp mot et sett med standard retningslinjer for å skape denne type dokument . I løpet av etableringen av et dokument som dette, vil den passere gjennom mange forskjellige mennesker som vil alle innspill deres unike synspunkt i prosessen . Til slutt , vil dokumentet nå godkjenning og lagres i et dokument oppbevaringssted hvor alle som trenger tilgang til det vil være i stand til å vise det.

Til enhver tid kan en oppdatering være nødvendig til dokumentet . Hvis dette er tilfelle , vil effektiv dokumentkontroll fange opp eventuelle endringer , grunnene for å gjøre dette ( for eksempel en firmware -oppdatering) og den personen som har laget changes.Finally , skal alle dokumenter være gjenstand for kvalitetskontroll , og dette vil være en ekstra trinn utformet for å holde bar opp slik at standarden på dokumenter aldri faller under et visst fastsatt nivå .