Blant de bekvemmeligheter som gis av elektroniske produktivitet suiter som Microsoft Office, er Corel WordPerfect eller Google Docs evnen til å organisere og sortere data ved å trykke på en knapp. Mens typists i pre - dataalderen ville ha blitt gjort for å re-type en liste hver gang de ønsket å legge til nye oppføringer , kan du legge til nye kontakter i adresselisten --- og alphabetize det ved hjelp av sine etternavn --- med bare noen få museklikk . Instruksjoner
en

Skill fornavn og etternavn i ulike kolonner hvis regnearket bestillinger dem som " Fornavn Etternavn " --- " Jane Doe " og " John Smith ", for eksempel. Dobbeltklikk på overskriften på kolonnen som inneholder navnene og hold nede " Ctrl" og "C "-tastene samtidig for å kopiere den. Klikk hvor som helst på regnearket til de- velge kolonnen og deretter holder du nede " Ctrl" og "V "-tastene samtidig for å lime inn den nye kolonnen. Dobbeltklikk denne kolonnen header og hold nede " Ctrl" og " H "-tastene samtidig for å åpne opp en " Erstatt " dialogboksen . La " Finn "-feltet stå tomt og plassere en " @ "-tegnet i " Replace "-feltet , og klikk på « Erstatt alle. " Hold nede "Ctrl " og " H "-tastene igjen, denne gangen inn " ? * @ " Inn i " Finn "-feltet og forlater "Erstatt "-feltet stå tomt. Klikk "Erstatt alle " for å slette de første navnene fra denne kopien kolonnen .
2

Sorter listen etter etternavn. Drop -down "Data "-menyen og klikk på "Sort ", velg deretter verdien i kolonnen som nå inneholder kun etternavn. Klikk "Sort " for å sortere listen i henhold til disse verdiene .
3

Slett kolonnen du brukte til å sortere dataene hvis du ikke ønsker å holde den i kontaktlisten din , holde Husk at du kan gjenta trinn en til enhver tid å re- sortere dine data , for eksempel hvis du legger til en ny oppføring . Dobbeltklikk kolonneoverskriften og trykke " Delete"-tasten .