Diagrammer og tabeller er begge nyttige verktøy for å presentere informasjon, men de har ulike styrker og svakheter. Diagrammer er generelt bedre for å vise trender og sammenhenger, mens tabeller er bedre for å presentere detaljerte data.

Her er noen situasjoner der du kanskje vil bruke et diagram i stedet for en tabell:

* Når du vil vise trender over tid. Diagrammer er flotte for å vise hvordan data endres over tid. Du kan for eksempel bruke et linjediagram for å vise hvordan aksjemarkedet har prestert det siste året, eller et stolpediagram for å vise hvordan salget har vokst de siste kvartalene.

* Når du vil vise sammenhenger mellom forskjellige variabler. Diagrammer kan også brukes til å vise hvordan ulike variabler henger sammen. Du kan for eksempel bruke et spredningsplott for å vise hvordan prisen på et produkt er relatert til dets etterspørsel, eller et kakediagram for å vise hvordan ulike avdelinger bidrar til en bedrifts totale inntekter.

* Når du ønsker å presentere komplekse data på en mer visuelt tiltalende måte. Diagrammer kan være en mer visuelt tiltalende måte å presentere data på enn tabeller. Dette kan gjøre det lettere for folk å forstå informasjonen du prøver å formidle. Du kan for eksempel bruke et søylediagram for å vise hvordan ulike produkter bidrar til et selskaps totale salg, eller et kakediagram for å vise hvordan ulike land bidrar til den globale befolkningen.

Selvfølgelig er det også noen situasjoner der du kanskje vil bruke en tabell i stedet for et diagram. For eksempel er tabeller bedre for å presentere detaljerte data som må leses nøyaktig. Du kan bruke en tabell for å vise en liste over kunder og deres kontaktinformasjon, eller en liste over produkter og deres priser.

Til syvende og sist er den beste måten å bestemme om du skal bruke et diagram eller en tabell å vurdere typen informasjon du prøver å formidle og målgruppen du prøver å nå.