I Microsoft-datakilder representerer hver rad vanligvis én post eller oppføring. En tabell er sammensatt av rader og kolonner, og hver rad inneholder data for en bestemt forekomst eller observasjon. Avhengig av den spesifikke datakilden og dens struktur, kan det være variasjoner i hvordan poster lagres og organiseres, men generelt sett tilsvarer hver rad en distinkt post.

For eksempel, i en tabell som inneholder kundeinformasjon, kan hver rad inneholde detaljer som kunde-ID, navn, e-postadresse, telefonnummer og så videre. Hver rad vil representere en egen kundepost, og samlingen av alle rader i tabellen vil utgjøre det komplette datasettet med kundeposter.

Det er imidlertid verdt å merke seg at enkelte datakilder kan ha spesielle tilfeller eller unntak fra denne generelle regelen. For eksempel, i visse typer datamodellering eller databasedesign, kan en rad brukes til å representere et forhold eller assosiasjon mellom flere enheter i stedet for en enkelt post. I slike tilfeller vil radstrukturen og datarepresentasjonen avhenge av de spesifikke kravene og designen til datamodellen.