Når organisere en elektronisk arkivsystem det er som å organisere noen arkivsystem . Tenk på hvordan du ville se etter filen og gi den navnet riktig. Hvis du har tonnevis av filer finne den du leter etter kan være frustrerende . Kontroller at du har filene i riktig mappe og bygge undermapper å håndtere alle dine data . Instruksjoner
en

Start med filene du har i " Mine dokumenter ". Hvis du har filer for hjemmet ditt budsjett , lage en mappe for "Home budsjett. " Disse filene inkluderer kontoutskrifter, kredittkort uttalelser , faktiske budsjett -filer og en sjekk register . Du bør flytte noen filer som er å gjøre med hjem budsjettet til den nye mappen .
2

Lag undermapper under "Home budsjett "-mappen . Du ønsker å være i stand til å finne kontoutskrifter lett , så gjør en mappe med tittelen " Kontoutskrifter " under mappen "Home budsjett. " Lag mapper for hvert av dine kredittkort uttalelser og flytte alle disse filene i hver mappe . Siden disse filene skal være lik i tittelen, må du feste en dato til hver av filene . For eksempel bør du nevne dine kontoutskrifter "Bank statement for 1-31-08 " og " Bank statement for 2-28-08 . " Denne måten kan du finne filen du leter etter lett.
3

Bestem hva andre mapper for å skape . Hvis denne datamaskinen er til personlig bruk , samt virksomhet bruk kan det være lurt å starte med en mappe merket " Personal" og en mappe merket " Business. " Flytt "Home budsjett "-mappen under " Personal" og undermapper vil bevege seg med dem .
4

Lag undermapper for "Business" -mappen . Hvis du jobber hjemme , kan du merke hver med navnet på et firma du jobber for. Deretter opprette undermapper for hvert av selskapene . For eksempel hvis du har dokumentasjon fylle ut og returnere til selskapet du kan legge alle dokumentene i en mappe . Hvis du har eksempler på det arbeidet du gjør gjøre en undermappe kalt "Eksempler ". Hvis du skriver artikler , holder alle artiklene i en undermappe slik at du kan finne dem lett hvis du trenger dem igjen . Uansett om du har noen eller mange filer , vil du lage en sub - mappe slik at du kan legge til dem som arbeidet blir mer intense.
5

Fortsett å legge til mapper som du arbeider på datamaskinen. Den eneste måten å organisere et elektronisk arkivsystem er å fortsette å bruke den hver dag . Som du får nye filer eller opprette nye filer , sørg for å sette dem i riktig mappe . Opprette nye mapper eller undermapper etter behov og fil alt umiddelbart så du ikke komme bak . Ved hjelp av dette systemet, vil du kunne finne filene uten problem i det hele tatt .