Det er noen situasjoner der du kanskje trenger å skrive et følgebrev til å gå med en rapport. For eksempel når en bedrift skaper en årlig rapport til sine aksjonærer vil presentere dokument med et kort brev som oppsummerer nyhetene. Et følgebrev vil også være nyttig for en rapport om en ny vitenskapelig oppdagelse. Uavhengig av saksforholdet , må brevet være kort , informativt , og få rett til poenget. Instruksjoner
en

Bla gjennom rapporten og skrive ned relevant informasjon som du ønsker å fremheve i følgebrevet . For eksempel, hvis din Rapporten fant at en ny reklame metoden har vist seg å øke salget med 20 prosent , listen som som en mulig kulepunkt på et eget ark.
2

Legge til dato og adressaten informasjon på toppen av følgebrevet som du ville gjort med en vanlig forretningsbrev . Adressere brevet til en bestemt person . Dette bør være poenget person som skal være ansvarlig for fordelingen av funnene i rapporten til andre. For eksempel, " Dear John Smith . "
3

Åpne din første ledd ved å få rett til formålet med rapporten. Forklare nøyaktig hvorfor du sender denne rapporten til mottakeren. For eksempel : "Som vi har diskutert , har jeg gjort forskning på feltet som annonsering metoder som fungerer best. Denne rapporten presenterer mine funn ... " Hold det kort og rett på sak .
4

Begrens dine punkter fra trinn en til tre til fem poeng som du mener vil vekke mest oppmerksomhet . Liste dem etter åpningen ledd.
5

Oppmuntre leseren til å lese gjennom rapporten for mer detaljer på slutten av følgebrevet. Kort angi hva du mener disse funnene betyr for organisasjonen ( hvis aktuelt ), samt hvordan og når organisasjonen bør handle ut fra dataene . Hvis nyheten er oppmuntrende, kan du også legge til en positiv bemerkning på slutten av brevet , for eksempel " Denne rapporten viser at vi gjør store fremskritt som organisasjon. "
6

Lukk brevet med en enkel " hilsen " eller " Vennlig hilsen " og skriv inn ordet " Vedlegg " nederst , som bare varsler mottakeren om at noe bør være vedlagt brev ( rapporten ) .