De fem essensielle funksjonene til en tekstbehandler er:

1. Tekstredigering: Tekstbehandlere lar brukere legge inn, redigere, formatere og gjøre endringer i tekstdokumenter. Dette inkluderer grunnleggende funksjoner som å klippe ut, kopiere, lime inn, slette, sette inn, angre og gjøre om tekst. Avanserte funksjoner kan involvere grammatikk og stavekontroll, synonymordbok, autokorrektur og tekstprediksjon for å avgrense innholdet.

2. Tekstformatering: Tekstbehandlere gir muligheter for å formatere tekst på forskjellige måter. Dette inkluderer endring av fonter, skriftstørrelser, skriftfarger, tekstjustering (venstre, høyre, midtstilt, justert), skriftstiler (fet, kursiv, understreking, gjennomstreking) og tegnavstand. Brukere kan også bruke ulike teksteffekter, for eksempel høylys, skygger og konturer.

3. Sideoppsett: Tekstbehandlere tilbyr kontroller for å administrere layouten på siden. Brukere kan angi sidemarger, sideretning (stående eller liggende), papirstørrelse, linjeavstand, innrykk og topp- og bunntekst. De kan også sette inn sideskift og seksjonsskift for å dele dokumentet inn i logiske deler.

4. Grafikk og medieintegrasjon: Tekstbehandlere lar vanligvis brukere sette inn bilder, tegninger, diagrammer, grafer, tabeller og andre multimedieobjekter i dokumentene sine. Disse objektene kan endres størrelse, plasseres og formateres for å forbedre den visuelle appellen og formidle budskapet effektivt.

5. Samarbeid og deling: Moderne tekstbehandlere har ofte innebygde samarbeidsfunksjoner. Dette gjør det mulig for flere brukere å jobbe med det samme dokumentet samtidig, enten lokalt eller eksternt gjennom skybaserte tjenester. Sanntidsredigering, kommentarer og versjonskontroll støtter sømløst teamarbeid og dokumentdeling.