Going papirløs i ditt hjem eller arbeidsplass og bytter til et elektronisk arkivsystem har sine fordeler. Du sparer plass på hjemmekontoret eller på virksomheten din , fordi du kan erstatte store arkivskap med en enkelt harddisk . Du har også enkel og rask kontroll over organiseringen av filer og mapper ved å opprette og slette objekter fra datamaskinen. Du til slutt se en kostnadsbesparelser ved ikke å måtte kjøpe printer papir , blekk og toner , samt filmapper . Sette opp et papirbasert arkivskap system er skremmende , men konvertering til elektronisk innlevering er nesten uanstrengt med Microsofts Windows 7-operativsystemet. Instruksjoner
en
Klikk "Start". Skriver " Biblioteker " i søkeboksen nederst på "Start "-menyen . Trykk på " Enter".
2
Høyreklikk på et tomt område i den høyre ruten . Velg " New" og deretter "Library " fra menyen . Skriv inn et navn for det nye biblioteket , som for eksempel "Group og prosjektledelse . " Trykk på "Enter".
3
Høyreklikk på den nyopprettede Library-mappen og velg "Properties". Klikk på " Inkluder en mappe "-knappen . Klikk på mappen eller stasjonen bokstav, for eksempel C eller D, i ruten til venstre som du vil ha skannet av biblioteket. For eksempel tilkobling av en USB flash-stasjon til PC- skaper noen ganger en midlertidig driver bokstav, for eksempel " E." Klikk " Inkluder mappe. "
4
Klikk på drop -down menyen under " Optimalisere Denne Library For" og velge filtypen som passer best som Library. For eksempel , velg " Dokumenter " dersom Library lagrer Portable Document Format ( PDF) eller Word ( DOC ) filer.
5
Klikk en hake i " Vist i navigasjonsruten " boksen , hvis det ikke allerede . Klikk på "Apply " og " OK " for å lagre endringene og lukke dialogboksen . Dette er starten på elektronisk arkivsystem .
6
Bring Biblioteker vinduet tilbake til fronten hvis det er minimert eller skjult. Dobbeltklikk for å åpne den nye Library. Klikk på en tom plass og velg "New " fra menyen . Velge noen av alternativene på undermenyen , for eksempel lage nye "Mapper ". Opprette og navngi nye mapper som trengs for å bygge opp din elektronisk arkivsystem .
