Forrige uke sto i «digitaliseringens» tegn – tre konferanser satte, med noe ulikt ståsted, søkelyset på hvordan vi skulle få fart på «digitaliseringen» av offentlig sektor.

Hvorfor «digitalisere»?
Tonen mener jeg ble satt med finansråd Svein Gjedrems innlegg på Partnerforums konferanse om «Moderne stat i lommeformat» på Blindern. Han pekte der på at produktivitetsveksten i Norge hadde flatet ut i perioden 2005 – 2011 i forhold til perioden 1999 – 2005. Hvorfor?

Hva er problemet med lavere produktivitetsvekst? Det føret til at vi ikke kan opprettholde velferdstjenestene og kvaliteten på disse. Og – og dette er viktigere – en økt produktivitetsvekst i privat sektor vil ikke alene hjelpe på dette problemet: Produktivitetsveksten i offentlig sektor – som i dag er langt lavere enn i privat sektor – må øke. Sa Gjedrem.

Den produktivitetsvekst som da forhåpentligvis vil finne sted i offentlig sektor, må hentes ut og omdisponeres til andre formål hvor den kan gjøre større nytte. En økning i produktiviteten på en kvart prosent vil ha formidabel effekt.

Dette føyer seg pent til det statsråd Jan Tore Sanner sa på Digitaliserings­konferansen som Difi arrangerte i Operaen: Offentlig sektor må produsere mer for mindre. Og det vil settes krav til at etatsledere oppnår resultater.

Men hva er det største hinderet for å oppnå dette?

«Lederne har manglende teknologiforståelse»
Både under lanseringen av «IT i praksis 2014», som Rambøll Management hadde på Litteraturhuset i forrige uke, og under Digitaliseringskonferansen ble det nevnt: «lederne må få større teknologiforståelse».

Ja, mon det. Og hva betyr egentlig «større teknologiforståelse»? Den nye lederen i Dataforeningen Cathrine Klouman (IKT-direktør i Møllergruppen) reiste spørsmålet om det er dette vi egentlig mener, eller snakker vi om noe annet?

Det som kreves av en bedriftsleder eller etatsleder, er at han eller hun sørger for at planlagte gevinstene blir «hentet ut» – slik Gjedrem uttrykte seg. Og gevinster – det er endring av arbeidsprosesser, redusere bemanningen, omdisponere ressurser, etc – alle ubehagelige beslutninger, men som det er en ledelses ansvar å gjøre. Det kreves ikke «større teknologiforståelse», men større beslutningsevne til å gjennomføre uttak av gevinster og anspore til endring av kultur, prosesser etc. Det er mangelvare i offentlig sektor i dag.

«Digitalisering» betyr rett og slett endrede og mer effektive arbeidsprosesser, omdisponering av ressurser til nye oppgaver som gir større effekt eller redusert bemanning.

Om å måle de gale tingene
Det virker derfor som et paradoks når Difi presenterer Rikets tilstand – det vil si hvor langt en har kommet i «digitaliseringen» i offentlig sektor – ved å telle hvor mange flere brukere som benytter seg av fellesløsningene, og hvor mange flere transaksjoner det nå er på ulike tjenester. Resultatene er da også mediokre.

Det en burde måle er hvilken effekt IKT-prosjekter har hatt i form av reduserte kostnader, økt kvalitet i tjenestene, etc. Det gir liten mening å rapportere hvor mange flere skjemaer som er digitalisert siden i fjor, da målet må være hvor mange færre skjemaer digitaliseringen hadde ført til. Men Difi er her unnskyldt: Det var (den forrige) regjering som satte dette som mål – men noen i FAD eller Difi burde sagt høyere og klarere fra at det var idiotisk.

«Vi har digitalisert, men jobber allikevel som vi gjorde for 20 – 30 år siden»
Paradokset blir enda større når departementsråd Bjørn Inge Larsen i Helsedepartementet kort etter forteller at riktignok har helsesektoren «digitalisert» mye, ja de vant endog en pris for beste IKT-løsning (e-Resept), men i bunn og grunn, sa Larsen, jobber vi på akkurat samme måten som for 20 – 30 år siden! Han avviste også at «større teknologiforståelse» var viktig; det er etatsledelsens ansvar i samsvar med den stillingsinstruksen man har i dag, å ta fatt i hvordan IKT kunne effektivisere etaten.

Noe av det samme budskapet ligger i Difi-direktør Ingelin Killengreens erkjennelse dagen etter basert på hennes erfaring fra politiet: Fokus var å få midler til IKT; fokuset burde vært på hvordan dette skapte et mer effektivt politi.

Konsernsjef Rune Bjerke i DNB hadde et glimrende innlegg med fem råd til offentlig sektor med blant annet «involver brukeren i tjenesteutvikling», og «personifiser tjenesten». I sum – endre fokus fra å levere «skjema på nett» – altså digitalisere grensesnittet – til å utvikle nye tjenester med fokus på brukerbehov. Dette knytter seg bra opp til et funn som Rambøll-rapporten om «IT i praksis» viser, nemlig at offentlig sektor er for «introvert» – et fremmedord for å være for opptatt for seg selv, fremfor de kunder en skal betjene.

Offentlig informasjon er en uutnyttet gullgruve
Seniorrådgiver Espen Slotvik fra Brønnøysundregistrene pekte på at det totale sett av informasjon som offentlig forvaltning har, er en gullgraver som bør utnyttes bedre. Informasjonen bør gjøres åpen og tilgjengelig. Men en må finne frem til en effektiv form for informasjonsforvaltning. Difi ga sent i fjor ut en rapport om dette, og ansvarlig for dette området i Difi – Bjørn Holstad – har beskrevet kort på Difis fagblogg hva dette innebærer.

Dette dreier seg her – også – ikke først og fremst om teknologi, men utfordringen til etatene om å dele informasjon med andre, og til syvende og sist også med samarbeidende private aktører. Men Informasjonsforvaltnings-rapporten sier ingen ting om hvordan dette skal organiseres.

Vellykket konferanse – hvor Difi har et profil-problem
«IKT må føre til forandring og effektivitet» – det var gjennomgangsmelodien på Digitaliseringskonferansen. Omstilling og endringsledelse var sentrale utfordringer og temaer fra alle de etatslederne som sto frem.

Det virker da som et paradoks at Difi ikke synliggjorde den kompetanse som Difi selv har på dette området. De har jo nettopp en seksjon som tilbyr sine tjenester til etatene (ledere og medarbeidere) om hvordan man kan bidra til å oppøve endringsledelse, omstilling, gevinstuttak, etc. Riktignok ble dette et eget tema i en egen sesjon og «workshop» på fredag, men mitt poeng er at dette burde vært synliggjort under «hovedforestillingen».

Digitaliseringskonferansen var en ubetinget suksess med nær tusen deltagere. Men den understreket også et image-problem DIFI har: DIFI = IKT – det er det de fleste oppfatter. Noe som står i kontrast til den tverrfaglige og helhetlige profil Difi har – og som Ingeling Killengreen helt riktig oppsummerte konferansen med: Tenk helhetlig!

«Fjern siloene, se over sektorgrensene, jobb tverrfaglig, IKT og forretningsledelse hånd i hånd» – var et mantra som gikk igjen under konferansen. Kanskje Difi kunne begynne med å fjerne sine egne siloer?

9 gode (?) råd

1. Statsråd Jan Tore Sanner sa at «offentlig sektor må produsere mer for mindre». Men for å nå det målet bør Regjeringen fastsette mer operasjonelle mål i samsvar med Finansdepartementets krav og forventninger, for eksempel at digitaliseringen skal føre til halv prosent økning i produktivitetsvekst, og reduksjon av x antall milliarder i offentlige budsjetter (bortsett fra overføringer).
2. Det innføres en «Lånekasse-modell» for utvikling av nye IKT-systemer i etatene. Det betyr at etatene selv skal bistå med en andel av finansieringen (for eksempel 40 prosent) og at gevinster faktisk tas ut i form av reduserte bevilgninger, reduserte interne kostnader og økt kvalitet på tjenester og kundebehandling.
3. Glem prosesser for å gi etatsledere «større teknologiforståelse». De er ansatt som ledere for å styre etatene i retning av endringer og gevinstuttak ved innføring av IKT. Men da må styringsretten hos etatslederne styrkes og ikke svekkes, slik både direktøren i SSB og Lånekassen har tatt til orde for. Styrk heller lederes kompetanse i endringsledelse. Lykkes de ikke, må de gå.
4. Slutt med å måle «suksessen» i «digitaliseringen» i form av hvor mange skjemaer som blir tilgjengelig på nett, og hvor mange brukere og transaksjoner som benytter seg av felles løsninger. Mål heller på hvor mange færre skjemaer det blir som følge av IKT, hvilke endringer i arbeidsprosesser som blir gjennomført og hvilke gevinster man oppnår.
5. Det innføres en fellesfinansiering over statsbudsjettet i 2015 av forvaltning, utvikling og drift av felleskomponentene. Disse legges også under et felles tverrsektorielt regime for forvaltning. Kommunesektoren – som er største bruker og etterspørrer av slike felles løsninger – inviteres til å delta i utviklingen av nye tjenester fra begynnelsen av.
6. Det etableres et regime for deling av all offentlig informasjon basert på et reg/rep-konsept hvor «registry» legges til Oppgaveregisteret i Brønnøysundregistrene med lenker til alle andre offentlige registre hvor informasjonen ligger («repositories»), og basert på et felles nasjonalt metadataregister. Grunnlaget for dette ligger i at Oppgaveregisteret i dag har en lovpålagt oppgave å forvalte all informasjon om bedrifter og juridiske personer, og hvor gjenbruk av offentlige data går inn under Samordningsplikten.
7. Nye IKT-prosjekter skal alltid begynne med et brukerfokus i den forstand at en ser hva slags behov næringsliv og innbyggere har, utarbeider kravspesifikasjon på det grunnlag og jobber seg innover i verdikjeden (som også omfatter samarbeid og informasjonsdeling med andre etater) i utformingen av det «konseptdesign» som legges til grunn for IKT-løsningen.
8. Det iverksettes gjennom statsbudsjettet for 2015 et omfattende innovasjonsprogram med fokus på innovasjon knyttet til samhandling og samarbeid på tvers av sektorgrenser og forvaltningsnivåer (stat – kommune).
9. Skal Difi fremstå som en troverdig pådriver eller endringsagent for nedbyggingen av silotenkningen, må Difi selv ta egen medisin og fremstå med den tverrfaglige kompetanse den har i form av rådgivning og bistand til ledelse og medarbeidere i de omstillingsprosesser IKT-prosjekt skal medføre. Difi må selv bygge ned sine egne siloer.

Det nærmer seg sommer. Det er derfor nærliggende å trekke en sammenligning mellom det å gi gode råd om «hvordan få fart på digitaliseringen i offentlig sektor», og mer sommerlige aktiviteter:

Vi har alle vært med på å kaste sten ut i vannet. Da ser man at det oppstår en umiddelbar reaksjon i form av bølger og ringvirkninger rundt der stenen falt. Men etter kort tid er overflaten slik den var – helt stille.

Slik er det også med gode råd. Litt oppmerksomhet og røre til å begynne med. Men etter hvert helt stille; ingen ting skjer.

Men da har man glemt en ting: Stenen faller ned på bunnen av vannet og endrer understrømmene i vannet. Flere slike stener, og vannet eller elven vil etter hvert forandre retning.

Understrømmene – som er de du ikke ser – blir de viktigste endringsagentene.

Ha en god sommer!
Arild Haraldsen

Konferansene var:
Partnerforum
Dataforeningen – IT i praksis 2014
Difis Digitaliseringskonferanse 2014