Mye har blitt skrevet om politiets foreldede IT-systemer de siste årene, men ikke alt er bare sorgen.

Saksbehandlingssystemet UTSYS til Politiets Utlendingsenhet (PU) gikk helt til topps i justiskategorien under Global Awards for Excellence in Adaptive Case Management (ACM) som gikk av stabelen i Washington DC tidligere denne uken. Bak prisen står organisasjonen Workflow Management Coalition.

– UTSYS-prosjektet til Politiets Utlendingsenhet gir et svært overbevisende eksempel på hvordan Adaptive Case Management best kan støtte oppgavene til både offentlig velferd og rettshåndhevelse. Det pekte seg ut som en klar vinner på grunn av dets innovative design, målbare resultater og evne til å legge til rette for tilpasninger og effektivt samarbeid rundt saken, forklarer Nathaniel Palmer, administrerende direktør for Workflow Management Coalition i en uttalelse til digi.no.

Fjær i hatten
– Som årets prisvinner vurderes UTSYS som det beste saksbehandlingssystemet i hele verden innen politi og justis, sier Eirik Aarre, prosjektleder i Politiets Utlendingsenhet, i en pressemelding.

– Det er en skikkelig gladnyhet og en fjær i hatten til alle som i flere år har jobbet for å oppnå dette. Brukermedvirkning, brukervennlighet og smidig prosjektgjennomføring står sentralt når gode IT-løsninger, som UTSYS, skal utvikles. Derfor er det svært gledelig å gå helt til topps i denne internasjonale prestisjekåringen og det gjør oss stolte å kunne motta prisen som et synlig bevis på at UTSYS fra Politiets Utlendingsenhet er verdens beste IT-løsning av sitt slag, sier Aarre.

– En viktig årsak til suksessen er nettopp det tette samarbeidet vi har hatt med brukerne, både i utvikling av løsningen samt ved implementering og forbedring underveis. Det har lagt grunnlaget for en moderne IT-løsning som er tilpasset den reelle arbeidssituasjonen. Lenge før systemet var klart, ble brukerne invitert til å teste og mene noe om hvordan systemet best kunne understøtte de reelle arbeidsprosessene med fokus på at saksgangen skulle gå effektivt og ha høy kvalitet, samtidig som hver enkelt sak skulle belyses på riktig individuelt grunnlag. IT-løsningen skal understøtte saksbehandling og oppfølging på tvers av etatsgrenser, hvor det ofte er en rekke uforutsigbare forhold. Vi valgte derfor en blackboard-tilnærming, altså en slags virtuell arbeidstavle, hvor man i systemet enkelt kan endre og tillegge informasjon i en enkeltsak underveis i saksbehandlingen, forklarer Aarre.

Norskutviklet
UTSYS er utviklet av Computas i tett samarbeid med PU, Politidirektoratet (POD), Politiets IKT-tjenester (PIT) og Utlendingsdirektoratet (UDI). Det dreier seg om et felles saksbehandlingssystem som dekker arbeidsprosessene i PU, og som gir oversikt over utlendingssaker innenfor eget ansvarsområde, med vekt på gjennomføring av saksbehandling innenfor gitte frister og prioriteringer. Systemet dekker behov som registrering av asylsøkere, identitetsavklaring og eventuell utsendelse med tilhørende systemstøtte i forbindelse med uttransporteringer. UTSYS brukes både i forbindelse med registrering av asylsøkere, opphold på utlendingsinternatet og uttransportering.

– Uten det tette og gode samarbeidet med brukerne av systemet, og et gjensidig godt samspill med Computas, hadde vi neppe klart å utvikle en verdensledende IT-løsning på øverste hylle. Derfor gjør det oss litt ekstra stolte når selv amerikanerne legger merke til norske IT-systemer innen politi og justis. Her i USA opplever vi nå nesten en overraskende god interesse for det vi utvikler av IT-løsninger innen politi og justis i lille Norge blant de andre finalistene og deltakerne. Nettopp derfor er det svært gledelig å motta beviset på at det gjøres mye riktig innen politi og justis i Norge – med fokus på å skape moderne og fleksible IT-løsninger som er tilpasset fremtidens krav til kvalitet og effektivitet blant brukerne. Det er viktig for en effektiv saksbehandlingsprosess og derfor er det spesielt gledelig at UTSYS, som er et IT-prosjekt på tvers av etater og organisatoriske grenser i politiet, fremheves som den aller beste IT-løsningen innen politi og justis i hele verden, forklarer Eirik Aarre.

– Å bli innstilt som finalist i denne prestisjetunge internasjonale kåringen var en gedigen seier i seg selv. Sammen med PU har vi skapt en unik IT-løsning som samordner saksgangen og samhandlingen på tvers av etatsgrenser og organisatoriske enheter. Dette viser at det finnes flere verdensledende IT-prosjekter i norsk offentlig sektor, som fortjener ros og oppmerksomhet, sier Trond Eilertsen, administrerende direktør i Computas.

Tror nye dører kan åpnes

– Vi gratulerer Politiets Utlendingsenhet med verdens beste IT-løsning. Samtidig er dette en anerkjennelse av at Computas, gjennom et tett og godt samarbeid med fremtidsrettede aktører i offentlig sektor, utvikler løsninger som ligger helt i verdenstoppen – og som har potensial til å benyttes innen offentlig sektor også andre steder i verden. Det skjer faktisk en god del spennende i Norge, sier Eilertsen.

Nummer tre i rekken
UTSYS er langt fra det første norske systemet som har vunnet en slik pris. Prisen er tidligere også gitt til blant annet Mattilsynet for tilsynsløsningen Mats, og så sent som i fjor til Domstoladministrasjonen for saksbehandlingssystemet Lovisa.